Mendapatkan sponsor untuk acara Anda adalah satu hal, tetapi membuat mereka bahagia dan kembali tahun demi tahun? Itu permainan bola yang sama sekali berbeda. Semuanya bermuara pada menunjukkan kepada mereka apa yang mereka dapatkan darinya, jelas dan sederhana. Penyelenggara Eropa, khususnya, harus berada di puncak permainan mereka dengan pelacakan ROI untuk sponsor. Ini bukan hanya tentang mendapatkan uang; ini tentang membuktikan bahwa investasi mereka benar-benar terbayar. Artikel ini akan memandu Anda melalui cara melakukan hal itu, memastikan sponsor Anda melihat nilai sebenarnya dalam bermitra dengan Anda.

Takeaways Utama

• Pahami apa yang diinginkan sponsor Anda dari acara tersebut, seperti lebih banyak prospek atau visibilitas merek. Kemudian, pastikan rencana acara Anda sesuai dengan tujuan tersebut.
• Gunakan alat untuk melacak hal-hal seperti berapa banyak prospek yang didapat sponsor, berapa banyak orang yang mengunjungi stan mereka, dan berapa banyak buzz yang mereka buat di media sosial. Ini membantu menunjukkan manfaat langsung.
• Setelah acara, kumpulkan laporan yang jelas yang menunjukkan angka-angka. Bandingkan apa yang Anda janjikan dengan apa yang sebenarnya terjadi. Ini membuat pelacakan ROI Anda untuk sponsor mudah dilihat.
• Pikirkan cara untuk terus memberikan nilai sponsor sepanjang tahun, tidak hanya selama acara berlangsung. Ini membangun hubungan yang lebih kuat dan tahan lama.
• Bagikan detail tentang siapa yang menghadiri acara Anda, terutama jika ada banyak pengambil keputusan penting. Ini membantu sponsor melihat kualitas audiens yang mereka jangkau.

Memahami Tujuan Sponsor untuk Pelacakan ROI yang Efektif

Sangat mudah untuk terjebak dalam kegembiraan merencanakan acara, tetapi jangan lupakan sponsornya! Untuk benar-benar menunjukkan kepada mereka nilai yang mereka dapatkan, kita perlu memahami apa yang mereka harapkan untuk dicapai sejak awal. Ini bukan hanya tentang menampar logo pada spanduk; ini tentang menciptakan kemitraan yang menguntungkan semua orang. Memahami tujuan sponsor adalah langkah pertama dalam membuktikan ROI.

Mengidentifikasi Tujuan Sponsor Inti

Sebelum Anda mulai memikirkan metrik, bicaralah dengan sponsor Anda. Apa tujuan utama mereka untuk terlibat dalam acara Anda? Apakah mereka mencari untuk:

• Meningkatkan kesadaran merek?
• Menghasilkan prospek yang berkualitas?
• Meluncurkan produk baru?
• Meningkatkan reputasi industri mereka?

Memahami tujuan ini di muka adalah kuncinya. Tanpa pengetahuan ini, Anda hanya menebak seperti apa kesuksesan bagi mereka. Ini seperti mencoba memukul target dengan mata tertutup. Anda perlu tahu apa yang ingin mereka capai untuk mengukur jika Anda benar-benar membantu mereka sampai di sana. Anggap saja sebagai meletakkan dasar untuk kemitraan yang sukses. Anda juga dapat menunjukkan metrik ROI nyata dari peristiwa masa lalu.

Menyelaraskan Nilai Acara dengan Kebutuhan Sponsor

Setelah Anda tahu apa yang diinginkan sponsor Anda, saatnya untuk memikirkan bagaimana acara Anda dapat membantu mereka mencapainya. Ini berarti secara hati-hati menyelaraskan penawaran acara Anda dengan kebutuhan spesifik mereka. Misalnya, jika sponsor ingin menghasilkan prospek, Anda dapat menawarkan mereka lokasi stan yang menonjol atau kesempatan untuk menyelenggarakan lokakarya. Jika mereka berfokus pada kesadaran merek, Anda dapat menampilkan logo mereka secara mencolok pada materi acara atau memberi mereka slot berbicara. Ini tentang memastikan investasi mereka diterjemahkan ke dalam hasil nyata. Pikirkan seperti ini: Anda tidak hanya menjual paket sponsor; Anda menjual solusi untuk tantangan bisnis mereka.

Menyesuaikan Metrik untuk Tujuan Spesifik

Sekarang untuk angka-angkanya! Tidak semua metrik dibuat sama. Metrik yang Anda lacak harus secara langsung mencerminkan tujuan sponsor. Jika mereka berfokus pada pembuatan prospek, lacak jumlah prospek yang dihasilkan, tingkat konversi, dan biaya per prospek. Jika mereka berfokus pada kesadaran merek, lacak penyebutan media sosial, lalu lintas situs web, dan liputan media. Jangan hanya melemparkan banyak angka pada mereka; berikan mereka data yang paling penting bagi keuntungan mereka. Ini tentang menunjukkan kepada mereka, secara konkret, bagaimana acara Anda telah membantu mereka mencapai tujuan mereka.

Dengan menyesuaikan metrik Anda, Anda menunjukkan bahwa Anda memahami kebutuhan mereka dan berkomitmen untuk membantu mereka berhasil. Ini membangun kepercayaan dan memperkuat hubungan, membuat mereka lebih cenderung mensponsori acara Anda lagi di masa depan.

Metrik Utama untuk Mendemonstrasikan ROI Generasi Prospek

Ini semua tentang petunjuk, kan? Sponsor ingin melihat pengembalian investasi mereka, dan bagi banyak orang, itu berarti menghasilkan prospek yang berkualitas. Inilah cara menunjukkan kepada mereka uang (atau, yah, prospek yang berubah menjadi uang).

Melacak Prospek dan Konversi yang Berkualitas

Jumlah lead hanyalah titik awal. Anda perlu menunjukkan berapa banyak dari prospek itu sebenarnya terkualifikasi dan berapa banyak yang dikonversi menjadi penjualan atau hasil yang diinginkan lainnya. Di sinilah karet bertemu jalan. Tidak cukup untuk mengatakan Anda mendapat 500 prospek; Anda perlu menunjukkan bahwa 100 dari mereka adalah prospek yang benar-benar tertarik yang bergerak lebih jauh ke bawah saluran penjualan. Berikut tabel sederhana untuk mengilustrasikan:

Mengukur Kunjungan dan Interaksi Booth

Kunjungan stan adalah indikator utama minat. Lacak berapa banyak orang yang mengunjungi stan sponsor, berapa lama mereka tinggal, dan jenis interaksi apa yang mereka miliki dengan staf stan. Apakah mereka hanya mengambil pena gratis, atau apakah mereka terlibat dalam percakapan yang berarti? Gunakan alat pengambilan prospek untuk mengumpulkan informasi kontak dan memenuhi syarat pengunjung tersebut. Data ini membantu sponsor memahami kualitas dari interaksi, bukan hanya kuantitas. Alat seperti Brella, Swapcard, dan Grip dapat membantu melacak kunjungan stan.

Menganalisis Efisiensi Biaya Per Lead

Berapa biaya untuk mendapatkan setiap lead? Ini adalah metrik penting untuk menunjukkan ROI. Hitung total investasi yang dilakukan oleh sponsor dan bagi dengan jumlah prospek yang memenuhi syarat yang dihasilkan. Biaya per prospek yang lebih rendah menunjukkan sponsor yang lebih efisien dan efektif. Misalnya, jika sponsor menginvestasikan $5.000 dan menghasilkan 100 prospek yang memenuhi syarat, biaya per prospek adalah $50. Bandingkan ini dengan saluran pemasaran lainnya untuk menunjukkan nilai sponsor acara. Anda dapat menampilkan metrik ROI nyata dari sponsor sebelumnya, termasuk jejak acara dan kunjungan stan. SEBUAH laporan pasca-acara adalah cara yang bagus untuk menampilkan data ini.

Penting untuk diingat bahwa generasi prospek bukan hanya tentang kuantitas; ini tentang kualitas. Fokus pada metrik pelacakan yang menunjukkan nilai prospek yang dihasilkan, bukan hanya jumlah prospek yang dikumpulkan. Ini akan membantu Anda membangun hubungan yang lebih kuat dan tahan lama dengan sponsor Anda.

Berikut adalah beberapa cara untuk meningkatkan lead generation:

• Tawarkan konten atau pengalaman eksklusif di stan sponsor.
• Gunakan formulir pengambilan prospek untuk mengumpulkan informasi dari pengunjung stan.
• Latih staf stan untuk memenuhi syarat prospek secara efektif dan terlibat dalam percakapan yang bermakna.

Mengukur Eksposur Merek dan Keterlibatan untuk Sponsor

Ini bukan hanya tentang prospek; sponsor juga ingin melihat berapa banyak eksposur merek mereka mendapatkan. Menunjukkan kepada mereka jangkauan dan keterlibatan yang diterima merek mereka adalah kunci untuk membuktikan nilai.

Menilai Jangkauan dan Penyebutan Media Sosus

Media sosial adalah tambang emas untuk mengukur eksposur merek. Lacak jumlah penyebutan, jangkauan, dan keterlibatan (suka, bagikan, komentar) yang terkait dengan merek sponsor atau tagar terkait acara. Data ini menunjukkan seberapa besar visibilitas yang diterima sponsor melalui upaya media sosial acara tersebut. Ini juga berguna untuk memantau sentimen — apakah orang berbicara positif tentang sponsor?

• Total penyebutan merek sponsor
• Jangkauan posting media sosial yang menyebutkan sponsor
• Tingkat keterlibatan (suka, berbagi, komentar)

Mengevaluasi Tampilan Sesi Berbicara dan Keterlibatan Konten

Jika sponsor memiliki slot berbicara atau menyediakan konten, lacak berapa banyak orang yang melihat sesi atau mengunduh konten. Ini menunjukkan sponsor berapa banyak orang yang tertarik dengan apa yang mereka katakan. Jumlah tampilan dan jumlah unduhan yang tinggi menunjukkan keterlibatan yang kuat dan peluang berharga bagi sponsor.

Penting untuk memberikan konteks. Jumlah tampilan yang tinggi sangat bagus, tetapi jika waktu menonton rata-rata hanya beberapa detik, itu mungkin tidak seberharga kelihatannya. Pertimbangkan untuk memasukkan metrik seperti waktu menonton rata-rata atau tingkat penyelesaian untuk memberi sponsor gambaran yang lebih lengkap.

Mengukur Visibilitas Merek Di Tempat

Jangan lupakan ruang acara fisik! Seberapa terlihat merek sponsor di tempat? Ini bisa sedikit lebih sulit untuk diukur, tetapi masih penting. Pertimbangkan metode ini:

• Lalu lintas pejalan kaki: Perkirakan jumlah orang yang melewati stan atau papan nama sponsor.
• Interaksi stan: Lacak jumlah percakapan atau demo produk di stan.
• Peluang foto: Hitung berapa banyak orang yang mengambil foto dengan branding sponsor.

Memanfaatkan Alat Data untuk Pelacakan ROI Komprehensif

Untuk benar-benar menunjukkan kepada sponsor nilai yang mereka dapatkan, Anda memerlukan alat yang tepat. Tidak cukup hanya kira atau mengandalkan firasat. Anda memerlukan data yang solid, dan itu berarti menggunakan platform yang dirancang untuk menangkap dan menganalisis metrik peristiwa. Mari kita jelajahi beberapa opsi.

Memanfaatkan Platform Penangkapan Prospek dan Atribusi

Platform ini semua tentang melacak dari mana prospek berasal. Pikirkan mereka sebagai detektif Anda, menyatukan perjalanan pemimpin dari kontak awal ke konversi. Mereka membantu Anda melihat kegiatan sponsor mana yang benar-benar mendorong hasil. Misalnya, Anda dapat menggunakan alat ini untuk melacak kunjungan stan, pemindaian lencana, dan interaksi dengan konten sponsor dalam aplikasi acara. Beberapa opsi populer termasuk Brella, Swapcard, dan Grip. Jangan lupa opsi sederhana seperti Formulir Google atau Formulir HubSpot untuk menangkap info kontak selama sesi yang dihosting sponsor. Alat-alat ini membantu dengan atribusi memimpin.

Menerapkan CRM Matchback untuk Kualitas Lead

CRM matchback adalah tempat Anda membandingkan prospek yang dihasilkan di acara tersebut dengan database pelanggan sponsor yang ada. Ini membantu menentukan kualitas prospek. Apakah mereka pelanggan potensial baru, atau sudah ada dalam sistem? Ini juga membantu mengukur tingkat konversi. Begini cara kerjanya:

• Ekspor prospek dari platform acara Anda.
• Bagikan prospek dengan sponsor (dengan perjanjian privasi yang sesuai, tentu saja).
• Sponsor mencocokkan prospek dengan CRM mereka.
• Anda mendapatkan data kembali tentang berapa banyak prospek yang dikonversi menjadi peluang atau pelanggan.

CRM matchback adalah pengubah permainan karena bergerak melampaui sekadar menghitung mengarah untuk memahami nilai sebenarnya mereka. Ini menunjukkan kepada sponsor dampak nyata dari investasi mereka.

Menggunakan Alat Survei dan Pengumpulan Testimonial

Jangan meremehkan kekuatan umpan balik langsung. Survei dan testimonial memberikan data kualitatif yang melengkapi metrik kuantitatif. Gunakan alat seperti SurveyMonkey atau Google Forms untuk mengumpulkan wawasan dari peserta dan sponsor. Ajukan pertanyaan seperti:

• Seberapa puas Anda dengan acara tersebut?
• Apakah Anda menemukan produk atau layanan baru?
• Apakah Anda akan merekomendasikan acara ini kepada orang lain?

Testimonial, khususnya, bisa sangat kuat. Kutipan dari sponsor yang bahagia bernilai seribu poin data. Pastikan untuk meminta sponsor untuk testimonial setelah acara, menyoroti manfaat spesifik yang mereka terima. Ini adalah cara yang bagus untuk memamerkan ROI sponsor.

Mengkomunikasikan ROI Berwujud Melalui Pelaporan Pasca Acara

Tidak cukup hanya mengumpulkan data; Anda perlu menyajikannya dengan cara yang dipahami dan dihargai oleh sponsor. Pelaporan pasca-peristiwa adalah tempat Anda mengubah angka mentah menjadi narasi nilai yang menarik. Anggap saja sebagai kesempatan terakhir Anda untuk memperkuat hubungan sponsor dan mengatur panggung untuk kolaborasi masa depan.

Membuat Dasbor Transparan dan Laporan Kustom

Laporan generik sering gagal. Sesuaikan dasbor dan laporan Anda untuk mencerminkan tujuan spesifik masing-masing sponsor. Dasbor harus menawarkan ikhtisar tingkat tinggi, sementara laporan khusus dapat memberikan detail terperinci. Pertimbangkan untuk memasukkan elemen interaktif yang memungkinkan sponsor untuk mengeksplorasi data itu sendiri. Misalnya, sponsor yang berfokus pada pembuatan prospek mungkin menghargai dasbor yang menyoroti sumber prospek, tingkat konversi, dan informasi demografis.

Menampilkan Kisah Sukses Masa Lalu dengan Metrik

Data saja bisa kering. Menjalin kisah-kisah sukses untuk menghidupkan angka-angka. Kisah-kisah ini harus menggambarkan bagaimana acara membantu sponsor mencapai tujuan mereka. Gunakan metrik konkret untuk mendukung klaim Anda. Misalnya, alih-alih mengatakan “Acara meningkatkan kesadaran merek,” katakan “Acara meningkatkan penyebutan merek di media sosial sebesar 40%, menjangkau audiens 2 juta orang.”

Membandingkan Tujuan yang Direncanakan Versus Hasil Aktual

Transparansi adalah kunci untuk membangun kepercayaan. Jelaskan dengan jelas tujuan yang Anda sepakati dengan masing-masing sponsor sebelum acara. Kemudian, sajikan hasil aktual di samping tujuan-tujuan tersebut. Hal ini memungkinkan sponsor untuk dengan mudah melihat nilai yang mereka terima. Jika ada kekurangan, atasi secara langsung dan jelaskan alasannya.

Penting untuk diakui bahwa tidak setiap acara akan menjadi sukses besar di setiap bidang. Bersikap terbuka tentang tantangan dan menunjukkan komitmen untuk perbaikan sebenarnya dapat memperkuat hubungan sponsor. Gunakan laporan pasca-acara sebagai kesempatan untuk belajar dan tumbuh bersama.

Berikut adalah contoh bagaimana Anda dapat menyajikan informasi ini dalam tabel:

Membangun Hubungan Sponsor Jangka Panjang Melalui Nilai

Sangat mudah untuk menganggap sponsor sebagai transaksi satu kali, tetapi kemenangan sebenarnya adalah mengubahnya menjadi kemitraan yang langgeng. Retensi sponsor Ini semua tentang menunjukkan kepada sponsor bahwa mereka mendapatkan lebih dari sekadar logo di spanduk. Ini tentang menciptakan hubungan di mana mereka melihat acara Anda sebagai bagian penting dari strategi berkelanjutan mereka. Mari kita jelajahi bagaimana mewujudkannya.

Bersama Menciptakan Pengalaman Menarik

Jangan hanya menjual paket kepada sponsor; libatkan mereka dalam membentuk acara itu sendiri. Pikirkan cara-cara mereka dapat berpartisipasi secara aktif, bukan hanya mengamati secara pasif. Bisakah mereka menyelenggarakan lokakarya? Memimpin diskusi panel? Semakin banyak mereka berkontribusi, semakin mereka berinvestasi. Ini memastikan keselarasan dengan tujuan mereka, apakah itu pengaruh pipa, kesadaran merek, atau pameran produk. Pendekatan kolaboratif ini membuat mereka merasa seperti mitra sejati, bukan hanya pengiklan. Misalnya, Anda bisa sponsor acara yang aman dengan menunjukkan bagaimana dukungan mereka selaras dengan tujuan mereka.

Menawarkan Nilai Sepanjang Tahun Melampaui Hari Acara

Mengapa membatasi manfaat sponsor hanya untuk acara itu sendiri? Perluas jangkauan mereka dengan webinar pra-acara, konten pasca-acara, atau bahkan survei bermerek. Pikirkan acara Anda sebagai platform, bukan hanya tanggal di kalender. Ini membuat merek mereka terlihat dan terlibat dengan audiens Anda sepanjang tahun, meningkatkan merek mereka pengembalian investasi dan memperkuat komitmen mereka untuk acara Anda.

Menerapkan Manfaat Loyalitas Berjenjang

Hadiahi sponsor yang bertahan. Memperkenalkan perjanjian multi-tahun dengan manfaat yang meningkat. Tawarkan slot bicara prioritas, akses data eksklusif, atau bahkan diskon untuk sponsor yang kembali. Ini memberi insentif pada kemitraan jangka panjang dan menunjukkan kepada mereka bahwa Anda menghargai kesetiaan mereka. Ini adalah cara sederhana untuk meningkatkan kelengketan dan memastikan mereka melihat acara Anda sebagai investasi yang berharga dari tahun ke tahun.

Pikirkan sponsor Anda sebagai mitra, bukan hanya pengiklan. Dengan berfokus pada tujuan jangka panjang mereka dan memberikan nilai berkelanjutan, Anda dapat membangun hubungan yang bertahan selama bertahun-tahun yang akan datang.

Pendekatan Strategis untuk Membuktikan ROI Acara kepada Sponsor

Menyediakan Demografi Peserta Terinci

Tidak cukup hanya mengatakan Anda memiliki banyak orang yang muncul. Sponsor ingin tahu yang orang-orang itu adalah. Memberikan demografi peserta yang terperinci adalah kunci untuk menunjukkan kepada sponsor nilai potensial acara Anda. Ini termasuk hal-hal seperti:

• Judul pekerjaan
• Sektor industri
• Ukuran perusahaan
• Lokasi geografis

Dengan memberikan tingkat detail ini kepada sponsor, mereka dapat menilai dengan lebih baik apakah acara Anda selaras dengan target pasar mereka dan apakah sponsor adalah investasi yang berharga.

Menyoroti Tingkat Kehadiran Pembuat Keputusan

Sponsor tidak hanya mencari tubuh yang hangat; mereka ingin terhubung dengan orang-orang yang benar-benar dapat membuat keputusan pembelian.

• Secara aktif melacak dan mempromosikan persentase peserta yang memegang peran pengambilan keputusan dalam perusahaan mereka.
• Ini bisa termasuk judul seperti CEO, VP, Direktur, atau Manajer.
• Menampilkan konsentrasi pengambil keputusan yang tinggi dapat secara signifikan meningkatkan nilai yang dirasakan acara Anda kepada sponsor potensial.

Menampilkan Relevansi Khusus Industri

Acara umum mungkin menarik banyak orang, tetapi sponsor sering mencari acara yang melayani secara khusus untuk industri mereka. Tunjukkan bagaimana acara Anda relevan dengan industri sponsor dengan menyoroti topik, pembicara, dan peserta spesifik yang selaras dengan bisnis mereka.

Membungkus Hal-hal

Jadi, itulah kesepakatannya. Menunjukkan kepada sponsor apa yang mereka dapatkan untuk uang mereka bukan hanya hal yang baik untuk dilakukan; itu adalah bagaimana Anda membuat mereka kembali. Dengan benar-benar melacak angka-angka itu—seperti berapa banyak prospek yang mereka dapatkan, atau berapa banyak orang yang melihat merek mereka—Anda tidak hanya menebak. Anda memberi mereka bukti yang kuat. Ini semua tentang menjadi jelas dan terbuka, dan ketika Anda melakukan itu, Anda membangun kepercayaan. Dan kepercayaan? Itulah yang membuat kemitraan jangka panjang, yang diinginkan setiap penyelenggara acara, bukan?

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa yang biasanya dicari sponsor ketika mereka mendukung suatu acara?

Sponsor ingin tahu apa yang akan mereka dapatkan untuk uang mereka. Mereka biasanya peduli tentang mendapatkan pelanggan baru, membuat merek mereka lebih dikenal, dan bertemu orang-orang penting. Sebagai penyelenggara acara, Anda perlu menunjukkan kepada mereka bagaimana acara Anda membantu mereka mencapai tujuan ini.

Bagaimana saya bisa membuktikan kepada sponsor bahwa uang mereka dihabiskan dengan baik?

Anda dapat menunjukkan kepada mereka berapa banyak orang yang datang ke acara tersebut, berapa banyak yang mengunjungi stan mereka, dan berapa banyak pelanggan potensial baru yang mereka dapatkan. Anda juga dapat menunjukkan kepada mereka seberapa banyak perhatian merek mereka mendapat di media sosial dan selama presentasi. Memiliki angka yang jelas membuat kasus Anda lebih kuat.

Alat apa yang dapat membantu saya melacak dan melaporkan hasil sponsor?

Alat seperti yang memindai lencana atau melacak bagaimana orang berinteraksi dengan konten online dapat membantu. Juga, sistem yang menghubungkan peristiwa mengarah ke catatan penjualan mereka (CRM matchback) sangat berguna. Jangan lupa survei dan cerita dari sponsor masa lalu yang bahagia!

Haruskah saya berbagi laporan dengan sponsor setelah acara?

Ya, itu ide bagus! Bagikan laporan yang mudah dimengerti, menunjukkan semua angka penting. Sertakan cerita dari sponsor masa lalu yang sukses besar. Ini membantu sponsor baru melihat nilai nyata yang Anda tawarkan.

Bagaimana saya bisa membuat sponsor senang dan membuat mereka ingin kembali?

Di luar hanya hari-hari acara, Anda dapat menawarkan sponsor paparan sepanjang tahun melalui buletin, webinar, atau konten online khusus. Pikirkan tentang memberikan manfaat khusus kepada sponsor yang kembali dari tahun ke tahun, seperti slot berbicara yang lebih baik atau akses awal ke data.

Informasi apa tentang peserta yang paling bermanfaat bagi sponsor?

Beri tahu mereka tentang orang-orang yang menghadiri acara Anda. Apakah mereka pengambil keputusan? Mereka berasal dari industri apa? Menunjukkan bahwa audiens Anda adalah orang yang ingin dijangkau oleh sponsor adalah poin yang sangat kuat.

‍