הירשם כמארגן
לחצו על הכפתור למטה והשלימו את רישום המארגן, או מלאו את הטופס וניצור אתכם קשר כדי לסייע לכם.
language
קבלת תשלום לאחר קונצרט יכולה להרגיש כמו קרב הבוס האחרון של מוזיקה חיה. יש לך את האמנים, את המקום, את הצוות ואת כל ההוצאות לסדר. זה נשמע מסובך, ובכנות, זה יכול להיות אם אתה לא מוכן. מאמר זה מפרק כמה טיפים פיננסיים פשוטים שיעזרו לוודא שתהליך הסדר הקונצרט שלך יהיה חלק, תוך הימנעות מהפתעות או ויכוחים מגעילים בהמשך. בוא נסדר את הכסף שלך כדי שתוכל להתמקד בתוכנית הגדולה הבאה.
לפני שאתה אפילו חושב על חיתוך מספרים להסדר קונצרט, אתה בהחלט צריך להבין איך משלמים לאמן. זה לא מצב שמתאים לכולם, ומבנה העסקה מכתיב הרבה איך הכסף זורם ומי לוקח על עצמו איזה סיכון. טעות בזה מההתחלה עלולה להוביל לכמה כאבי ראש רציניים בהמשך הדרך, אז בואו נפרט את הדרכים הנפוצות שאמנים מקבלים תשלום.
זו כנראה העסקה הפשוטה ביותר. עם ערבות שטוחה, האמן מקבל סכום כסף מוגדר, לא משנה כמה כרטיסים אתה מוכר או איך ההופעה בפועל. תחשוב על זה כמו תשלום קבוע עבור המראה שלהם. סכום זה נקבע בדרך כלל במהלך המשא ומתן, תוך התחשבות בתיקו של האמן, מכירות הכרטיסים בעבר ובמה שהמקדם מצפה. היתרון העיקרי כאן הוא יכולת חיזוי לשני הצדדים, האמן יודע בדיוק מה הם מקבלים, והמקדם יודע את ההוצאה הגדולה ביותר שלהם. עם זאת, זה גם אומר שהאמן לא מקבל בונוס אם המופע הוא להיט מסיבי, והמקדם נושא בכל הסיכון אם מכירת הכרטיסים נמוכה.
עסקת לעומת היא קצת יותר מעניינת מכיוון שהיא נועדה להועיל לאמן אם המופע מצליח באמת. בעיקרו של דבר, האמן מקבל תשלום הגבוה ביותר, סכום ערבות קבוע שהוסכם מראש, או אחוז מסוים מההכנסה נטו של המופע. הרווח הנקי כולל בדרך כלל דברים כמו מכירת כרטיסים, ולפעמים אפילו מכירת סחורה. לכן, אם המופע יימכר ותביא המון כסף, סביר להניח שהאמן יקבל את האחוז הקיצוץ, שיכול להיות יותר מהערבות הראשונית. זוהי דרך לתמרץ ביצועים חזקים ולשתף את הצד החיובי. יהיה עליך להיות ברור באמת כיצד מחושב 'הכנסה נטיו' בחוזה.
סוג זה של עסקה הוא היברידי, המציע קצת ביטחון וסיכוי לרווחים נוספים. האמן מקבל סכום מובטח מראש, בדומה לערבות שטוחה. אבל, נוסף על כך, הם מקבלים גם אחוז מהרווחים הנקיים לאחר כיסוי הוצאות מסוימות. המשמעות היא שאם הקונצרט הוא הצלחה ומייצר יותר הכנסות מהצפוי, האמן משתף ברווח הנוסף הזה. זהו מבנה פופולרי מכיוון שהוא מאזן בין הצורך של האמן ביום שכר אמין עם הרצון של המקדם לגרום לאמן להשקיע בהצלחתו הכוללת של המופע. שקיפות היא המפתח כאן, במיוחד בעת חישוב הרווח הנקי שעליו מבוסס האחוז.
הנה מבט מהיר על איך אלה עשויים להתבטא:
הבנת מבנים אלה מראש היא הצעד הראשון ליישוב חלק. זה קובע את הבמה לכל המעקב והדיווח הכספי שלאחר מכן.
איסוף מסמך ההסדר הראשוני הוא צעד מרכזי לפני האירוע המרכזי. זה כמו טיוטה ראשונה של איך נראה הצד הכספי של הדברים, בהתבסס על מה שאתה יודע עד כה. זו לא המילה האחרונה, אבל זה סופר חשוב לוודא שכולם באותו עמוד ולזהות בעיות כספיות פוטנציאליות בשלב מוקדם.
לפני שתתחיל אפילו לנסח את ההסדר הראשוני, אתה צריך לדעת בדיוק כמה כסף נכנס מפיקדונות. דוח זה אמור להציג את כל התשלומים שהתקבלו ממכירת כרטיסים וכל תשלום מקדמה אחר. זה נותן לך תמונה ברורה של תזרים המזומנים עד לנקודה זו. אל תנחשו; קבלו את המספרים האמיתיים. זה עוזר לקבוע קו בסיס מציאותי לשאר תהליך ההסדר.
לעתים רחוקות קונצרטים הולכים בדיוק כמתוכנן, מבחינה כלכלית. בשלב ראשוני זה, כדאי להסתכל על אזורים שבהם העלויות עשויות לזחול. אולי צוות ההפקה מבקש ציוד נוסף, או שסידורי הנסיעה בסופו של דבר היו יקרים יותר ממה שחשבו תחילה. הצבעה על אלה כעת, גם אם מדובר רק בהערכות, מאפשרת דיון ותכנון. עדיף לסמן הוצאת יתר פוטנציאלית מוקדם מאשר שזה יופיע כהפתעה מאוחר יותר. אתה יכול להשתמש בזמן זה כדי לבחון מחדש פריטי שורה ספציפיים ולראות אם יש דרכים לקצץ עלויות או להקצות מחדש כספים. לדוגמה, אם עלויות תאורת הבמה גבוהות מהצפוי, ייתכן שתסתכל על הפחתת התקציב לחומרי קידומים.
אמנם חשוב להיות מציאותיים לגבי עלויות, אך יש גם ערך בהדגשת אזורים שבהם אתה מגיע מתחת לתקציב. אם, למשל, ניהלו משא ומתן על דמי שכירות המקום, או אם מצאת אפשרות קייטרינג משתלמת יותר, ציין זאת. חדשות פיננסיות חיוביות מסוג זה יכולות ליצור אווירה שיתופית יותר. זה מראה שאתה מנהל את התקציב ביעילות ויכול לעזור לקזז חששות לגבי חריגות פוטנציאליות במקומות אחרים. תחשוב על זה כאיזון בין הספרים חזותית לכל המעורבים. זה יכול להיות גם זמן טוב לדון בכל הוצאות ספציפיות שאתה רוצה לפקוח עין עליהן ככל שהאירוע מתקרב, ולהבטיח שיש לך מבט ברור על כספי קונצרט.
הנה מבט מהיר על מה שעשוי להיכנס לסיכום הסדר ראשוני:
חשוב לזכור כי מסמך ראשוני זה הוא נייר עבודה. מטרתו העיקרית היא להקל על הדיון ולזהות נקודות דבקות פיננסיות פוטנציאליות לפני שהן הופכות לבעיות גדולות. התייחס אליו כאל כלי לניהול פיננסי פרואקטיבי.
כשאתה עורך קונצרט, מעקב אחר כל דולר שהוצא הוא סופר חשוב. לא מדובר רק בידיעה לאן הכסף הלך, אלא גם לוודא שכולם מקבלים שכר הוגן ולהימנע מהוויכוחים המביכים האלה בהמשך. תחשוב על זה ככה: אם אין לך תיעוד ברור של הכל, התיישבות יכולה להפוך לכאב ראש אמיתי.
התחל לבנות את יומן ההוצאות שלך מהיום הראשון. ברגע שאתה מזמין מקום, שוכר צוות או מזמין אספקה, הורד אותו. אל תחכו לרגע האחרון. הרגל טוב הוא לרשום הוצאות כשהן קורות. זה אומר שאם אתה משלם עבור קייטרינג, שים אותו ביומן מיד. אם אתה משתמש בתוכנה, רבים מאפשרים לך לצרף קבלות ישירות לערך. זה חוסך ממך לחפור בערימות נייר או רשתות דוא"ל אינסופיות מאוחר יותר.
זה מועיל לסווג את ההוצאות שלך. זה מקל על לראות לאן הולך עיקר הכסף. אתה יכול לפרק את זה כך:
ניהול יומן מפורט מונע הפתעות במהלך ההסדר הסופי. זה מראה מקצועיות ובונה אמון עם אמנים וספקים.
אל תכתוב סתם שהוצאת 500 דולר על ציוד סאונד. אתה צריך הוכחה. לכל הוצאה בודדת צריכה להיות חשבונית או קבלה מתאימה. אם אתה משלם במזומן, קבל קבלה חתומה. אם מדובר בתשלום בכרטיס אשראי, שמור את ההצהרה או את עותק הסוחר. כשאתה רושם הוצאה, ודא שהחשבונית או הקבלה מצורפים או מוגשים אליה. זה הגיבוי שלך. אם יש אי פעם שאלה לגבי חיוב, אתה יכול להצביע על המסמך המדויק.
הנה מבט מהיר על מה לשמור:
זה הצד השני של המטבע הפיננסי - הכסף שנכנס. אתה צריך להיות קפדני במכירת כרטיסים בדיוק כמו עם הוצאות. קבל עדכונים שוטפים מפלטפורמת הכרטיסים או מהקופות של המקום. אתה רוצה לדעת בדיוק כמה כרטיסים נמכרו, באילו נקודות מחיר, ואם היו החזרים או קומפוזיציות. נתונים אלה הם שקובעים את התשלום הסופי, במיוחד בעסקאות בהן האמן מקבל אחוז מההכנסות.
ודא שהנתונים שאתה מקבל ברורים וקלים להבנה. זה צריך להראות:
אם כל המידע הזה מתועד במדויק פירושו שאתה יכול להציג בביטחון את ההסדר הסופי, בידיעה שכל המספרים מסתכמים וכי חשבת על כל כרטיס שנמכר.
ברגע שהפתק האחרון דעך ואורות הבית נדלקים, מתחילה העבודה האמיתית לעטוף דברים. קבלת ההסדר הסופי נכון חשובה במיוחד לשמירה על מערכות יחסים טובות ולוודא שכולם מרגישים שיש להם טלטלה הוגנת. זה לא החלק המרגש ביותר בהצגת מופע, אבל זה בהחלט החלק ששומר על העסק פועל בצורה חלקה ובונה אמון להופעה הבאה.
זה המקום שבו אתה באמת צריך ללבוש את כובע הבלש שלך. עברו על כל מספר בודד, כל חשבונית וכל קבלה. וודא שהכל מסתכם ותואם את מה שהוסכם בחוזה. קל לטעויות קטנות להתגנב פנימה, במיוחד עם כל החלקים הנעים של קונצרט. בדיקה כפולה של הכל עוזרת להימנע מהשיחות המביכות האלה בהמשך. לדוגמה, אם הסכמת למבנה תשלומים ספציפי, כמו פיקדון של 50% מראש עם יתרת התשלום תוך 30 יום, ודא שהדבר בוצע במדויק [5546].
זוכר את ההסדר הראשוני שדיברנו עליו? עכשיו זה הזמן להשוות את זה למה שקרה בפועל. התקציבים נהדרים, אבל החיים האמיתיים זורקים לעתים קרובות כדורי עקומות. ראה היכן העלויות היו גבוהות או נמוכות ממה שחשבת בתחילה. לא מדובר בפגיעה בדיוק בתקציב, אלא בהבנת ההבדלים. זה עוזר לך לראות היכן חסכת כסף או היכן צצו הוצאות בלתי צפויות. זוהי דרך טובה ללמוד לאירועים עתידיים.
אם המספרים ממקורות שונים לא ממש תואמים, אתה צריך למיין את זה. אולי דוח מכירת הכרטיסים מהמקום שונה במקצת ממה שיש לחשבונאות של המקדם. או שאולי יש שאלה לגבי אופן חלוקת מכירות הסחורה. הוציאו את ההבדלים הללו לשטח הפתוח ודנו בהם. קיום תיעוד ברור לכל דבר, כמו כל נתוני מכירת הכרטיסים, הופך את התהליך הזה להרבה יותר קל ומראה שאתה מקדים לגבי הכספים.
קבלת תשלום נכון ובזמן לאחר קונצרט היא סופר חשובה. זה מראה שאתה אמין וגורם לאנשים לרצות לעבוד איתך שוב. תהליך תשלום חלק פירושו שכולם מרגישים טוב עם האירוע, וכך אתה בונה אמון להופעות עתידיות.
לפני שהמופע בכלל קורה, אתה צריך להיות ברור לגבי איך אתה רוצה לקבל תשלום. האם אתה טוב עם המחאה, העברה בנקאית ישירה, או אולי מערכת תשלומים מקוונת? מיון זה מוקדם מונע בלבול ברגע האחרון. אם אתה הולך עם העברה בנקאית, וודא שיש לך את כל פרטי הבנק מוכנים לשימוש. זה גם רעיון טוב למיין את כל טפסי המס, כמו W9, בהקדם האפשרי. הוצאת המסמכים הבסיסיים האלה מהדרך מוקדם באמת עוזרת לדברים להתקדם.
זה אולי נשמע מובן מאליו, אך בדיקה כפולה של פרטי חשבון הבנק שלך היא חובה. מספר שגוי אחד יכול לגרום לכאב ראש גדול ולעכב את התשלום שלך. ודא שהשם בחשבון תואם את השם שעל החוזה. אם אתה מתמודד עם תשלומים בינלאומיים, שים לב לדרישות ספציפיות או לעיכובים פוטנציאליים. לפעמים, מערכות תשלום אזוריות יכולות להציע עסקאות מהירות יותר, כמו מערכת הסדר תשלום מיידי TARGET (TIPS) לתשלומי אירו, שיכולה להוות אלטרנטיבה לשיטות מסורתיות. זה הכל כדי לוודא שהכסף נוחת איפה שהוא אמור, בלי שום שיהוקים.
להיות גמיש עם האופן שבו אתה מקבל תשלום יכול באמת להחליק את העניינים. אם אתה יכול לקבל תשלומים בכמה שיטות שונות, זה מקל על הצד השני ויכול להאיץ את התהליך עבורך. תחשוב מה עובד הכי טוב עבור כל המעורבים. אולי המקום מעדיף שיטה אחת, והאמן אחרת. אפשרויות מראה שקל לעבוד איתכם ועוזרת להימנע מכל מחסומים פוטנציאליים. זוהי דרך פשוטה להראות שאתה מסתגל וממוקד בביצוע ההסדר נכון.
להיות ברור מראש לגבי העדפות תשלום והכנת כל התיעוד הדרוש הוא המפתח. זה לא החלק המרגש ביותר בהצגת מופע, אבל לעשות את זה נכון פירושו הפלגה חלקה יותר עבור כל המעורבים וקובע טון מקצועי לשיתופי פעולה עתידיים.
בימינו, מעקב אחר כל הכסף לקונצרטים יכול להרגיש כמו להטוט עם מסורי שרשרת. יש לך פיקדונות, הוצאות, מכירת כרטיסים, ואז קיצוץ האמן - זה הרבה. שימוש בטכנולוגיה הנכונה יכול להפחית ברצינות את כאבי הראש ולוודא שכולם מקבלים את מה שהם חייבים, ללא מהומה גדולה.
תשכחו מאותם גיליונות אלקטרוניים אינסופיים שמתעדכנים ביד. יש שם תוכנה שנוצרה במיוחד עבור עסקי המוזיקה. תחשוב על זה כעל המרכז המרכזי שלך לכל דבר פיננסי. זה יכול לעקוב אחר פיקדונות, לנהל הוצאות עם כניסתן ואפילו לפקוח עין על מכירת הכרטיסים בזמן אמת. זה אומר שאתה לא רודף אחרי מספרים או מנסה להבין מה מה כאשר הגיע הזמן להסתפק. זה עוזר לשמור על הכל מאורגן, כך שאתה יודע בדיוק היכן אתה עומד כלכלית לכל מופע.
תארו לעצמכם שיש את כל כספי הקונצרט שלכם במקום אחד. זה מה שעושה ריכוז הנתונים שלך. במקום שחשבוניות מפוזרות על פני מיילים, קבלות בקופסת נעליים ומידע הפקדה בקובץ נפרד, הכל נכנס למערכת אחת. זה מקל על לראות את התמונה הגדולה וגם להתעמק בפרטים כשאתה צריך. כאשר אתה יכול לגשת בקלות לכל המידע הכספי, זה הופך את ההכנה לפגישות הסדר להרבה יותר חלקה. כל המעורבים יכולים לראות את אותם מספרים מדויקים, מה שעוזר למנוע בלבול בהמשך.
כאן מתרחש חיסכון בזמן אמת. תוכנה טובה יכולה למשוך נתונים אוטומטית ממכירת כרטיסים או אפילו לעזור לך להכניס הוצאות בכמה לחיצות בלבד. זה יכול גם לעשות את המתמטיקה בשבילך, לחשב אחוזים וסכומים על סמך עסקת האמן. זה מצמצם את הטעות האנושית, אתה יודע, את הטעויות הקטנות שיכולות לגרום לוויכוחים גדולים אחר כך. אוטומציה של משימות אלה פירושה שאתה משקיע פחות זמן בחיבור מספרים ויותר זמן להתמקד בתכנון המופע הנהדר הבא.
כשאתה מתמודד עם מופעים מרובים או הסכמי אמנים מורכבים, הפעלת מערכות אוטומטיות היא לא רק נחמד להחזיק; זה פחות או יותר הכרח. זה שומר על דברים מדויקים ומוודא שאתה לא מבזבז שעות יקרות על משימות שמחשב יכול לבצע מהר יותר ואמין יותר.
לפעמים, אפילו עם התכנון הטוב ביותר, הדברים לא מסתדרים בצורה מושלמת כשמגיע הזמן להסדיר את הכספים לקונצרט. זה לא סוף העולם, אבל זה אומר שאתה צריך להיות מוכן לסדר את הדברים. המפתח כאן הוא להחזיק את הברווזים שלך ברצף כדי שתוכל לטפל בכל בעיה ברוגע וביעילות.
זה המקום שבו אתה באמת צריך ללבוש את כובע הבלש שלך. עברו על כל הוצאה שנרשמה. האם זה הגיוני? האם זה קשור ישירות לקונצרט? חשוב לוודא שכל עלות היא לגיטימית ומתועדת כראוי. אם משהו נראה לא בסדר, כמו מטען שנראה גבוה מדי או שאין לו הסבר ברור, סמן אותו מייד. תרצה לראות את החשבונית המקורית או הקבלה עבור כל פריט. ללא הוכחה זו, קשה לטעון שההוצאה תקפה.
אם שכרו של האמן קשור לאחוז ממכירת הכרטיסים או הרווחים, בדיקה כפולה של חישובים אלה חשובה במיוחד. אתה צריך להיות בטוח שהמספרים המשמשים לאחוז נכונים. המשמעות היא להסתכל על תקבולי הקופות הגולמיים (GBOR) וכל מדד אחר שהוסכם עליו. טעות פשוטה בהוספת מכירות הכרטיסים יכולה להוביל להבדל גדול בתשלום הסופי. טוב שתהיה לך הבנה ברורה כיצד האחוזים האלה אמורים לעבוד לפני שאתה אפילו מגיע לשלב זה.
קונצרטים יכולים לזרוק כדורים עקומים. אולי המקום נזקק לאבטחה נוספת ברגע האחרון, או שהיה צורך לשכור ציוד מפתח באופן בלתי צפוי. דברים מסוג זה יכולים לצוץ ולא היו בתקציב המקורי. כשאתה מתיישב, אתה צריך שיהיה לך תיעוד ברור מדוע התרחשו עלויות נוספות אלה וכיצד אושרו. להיות מראש לגבי ההוצאות הבלתי צפויות הללו, ויש לך את הניירת לגיבוי שלהן, מקל הרבה יותר לגרום לכולם להיות באותו עמוד. זה מראה שניהלת את המצב באחריות, גם כאשר הדברים לא התנהלו בדיוק כמתוכנן.
לכן, קבלת ההסדר מיד לאחר קונצרט זה לא רק לסגירת הספרים; זה קשור לבניית מוניטין טוב. כשהכל מסתכם, וכולם מקבלים את מה שהם חייבים, זה גורם לאנשים לרצות לעבוד איתך שוב. זה מראה שאתה מאורגן ושאתה מכבד את העבודה הקשה שנכנסת בהצגת מופע. על ידי שמירת רשומות ברורות, דיבור בגלוי על הוצאות ולוודא שהמספרים הסופיים נכונים, אתה נמנע מכאבי ראש רבים. תחשוב על זה כאקורד האחרון של הופעה נהדרת - זה צריך להיות נקי ומספק עבור כל המעורבים. לעשות זאת היטב פירושו הפלגה חלקה יותר להופעות עתידיות ובסיס חזק יותר לקריירה שלך במוזיקה חיה.
הסדר הוא כמו בדיקה סופית לקונצרט. זה המקום שבו כולם מבינים את כל הכסף שהוצא והרוויח, ומוודאים שהאמן וכל המעורבים האחרים מקבלים שכר נכון. הכל כדי לוודא שהכספים מסתכמים אחרי שהמוזיקה מפסיקה.
חשוב מאוד לסדר את כל הניירת שלך! המשמעות היא לשמור כל קבלה וחשבונית על כל מה שהוצאת עליו כסף לקונצרט. אם אין לך הוכחת תשלום, זה יכול לגרום לבעיות גדולות ועיכובים כאשר הגיע הזמן להסתפק.
לאמנים שונים יש עסקאות שכר שונות. חלקם עשויים לקבל סכום כסף מוגדר לא משנה מה, בעוד שאחרים עשויים לקבל חלק מהכסף שנעשה ממכירת כרטיסים. ידיעת פרטים אלה מראש עוזרת למנוע בלבול וויכוחים בהמשך.
הסדר ראשוני הוא כמו טיוטה גסה של שיחת הכסף הסופית. זה נותן לכולם מושג כמה כסף צפוי להוציא ולהרוויח עוד לפני שהקונצרט יתרחש. זה עוזר לתפוס בעיות כספיות פוטנציאליות בשלב מוקדם.
שימוש בתוכנות מחשב מיוחדות הנקראות תוכנת ניהול מוסיקה יכול להקל על הדברים הרבה יותר. תוכניות אלה עוזרות לעקוב אחר כל הכסף, הכרטיסים שנמכרו וההוצאות במקום אחד. המשמעות היא פחות סיכוי לטעויות ותהליך חלק יותר לכולם.
כדי להימנע מוויכוחים כספיים, היו ברורים במיוחד לגבי כל העלויות מההתחלה. דברו על כל הוצאות בלתי צפויות שעלולות לצוץ וכיצד יטופלו בהן. כמו כן, ודא שכולם מסכימים על אופן ביצוע התשלומים, כמו אם זה בצ'ק או באינטרנט.
More blogs
לחצו על הכפתור למטה והשלימו את רישום המארגן, או מלאו את הטופס וניצור אתכם קשר כדי לסייע לכם.