הירשם כמארגן
לחצו על הכפתור למטה והשלימו את רישום המארגן, או מלאו את הטופס וניצור אתכם קשר כדי לסייע לכם.
language
להכין את הצוות והמתנדבים שלך ליום ההופעה זה עניין גדול. זה לא רק להגיד להם מה לעשות, זה לוודא שהם מרגישים טוב עם זה ויודעים בדיוק איך לעזור להפוך את האירוע להצלחה. כשכולם נמצאים באותו עמוד, הדברים פשוט מתנהלים בצורה חלקה יותר, ובכנות, זה הופך את כל החוויה לטובה יותר עבור כל המעורבים, כולל האנשים שמגיעים לאירוע שלך.
חשוב מאוד להביא את הצוות והמתנדבים שלך לאותו עמוד לפני היום הגדול. זה לא רק אומר לאנשים מה לעשות, זה לוודא שכולם יודעים את תפקידם ומרגישים מוכנים לשחק אותו. תחשוב על זה כמו מחזה, כולם צריכים לדעת את השורות שלהם והיכן לעמוד, או שכל ההצגה תתפרק.
כשאתה מביא אנשים לסיפון, נסה להתאים את מה שהם טובים בו למה שהאירוע באמת צריך. אם מישהו באמת יוצא ואוהב לדבר עם אנשים, הוא יהיה נהדר בדוכן המידע. מישהו חזק ולא אכפת לו עבודה פיזית יכול להיות עזרה גדולה בהתקנה או בפירוק. זה פשוט הגיוני לשים אנשים במקום שבו סביר להניח שהם יצליחו ולמעשה יהנו. אל תשים אנשים בכל מקום, שאל אותם מה הם אוהבים לעשות או אילו כישורים יש להם. בדרך זו, אתה לא רק ממלא מקום, אתה מציב את האדם הנכון במקום הנכון.
ברגע שאתה יודע מי עושה מה, אתה צריך להיות ממש ברור לגבי מה זה אומר. מה בדיוק הם אמורים לעשות? באיזו שעה הם צריכים להיות שם? למי הם מדווחים? לכתוב את זה עוזר לכולם. זה כמו הסכם קטן כך שאין הפתעות. אם אתה מבקש ממישהו לעבוד יום שלם, וודא שהוא יודע מה הוא מקבל בתמורה, כמו כרטיס לאירוע או לארוחה. להיות גלויים לגבי כל זה מההתחלה עוזר לך להשיג מתנדבים שרציניים לעזור.
עדיף שיהיו כמה תפקידים ברורים מאשר הרבה תפקידים מעורפלים. אנשים צריכים לדעת בדיוק מה מצופה מהם כדי להרגיש בטוחים ומוכנים.
מעבר לתפקיד הכללי, חלק את היום למשימות קטנות יותר וניתנות לניהול. במקום פשוט לומר "עזרה בתא המידע", היו ספציפיים יותר: "בירכו אורחים, ענו על שאלות לגבי לוח הזמנים והפנו אנשים לשירותים." זה הופך את העבודה לפחות מכריעה ומעניק למתנדבים תחושת הישג ברורה כשהם מסמנים כל משימה. זה גם עוזר אם יש לך רשימה של שאלות נפוצות או בעיות שהם עלולים להיתקל בהם, כך שהם לא יתפסו על המשמר.
להלן מבט מהיר על כמה תפקידים נפוצים ומה הם עשויים לכלול:
הכנת הצוות שלך ליום ההצגה אינה רק להגיד להם מה לעשות, אלא לוודא שהם מרגישים מוכנים ובטוחים. תחשוב על זה כמו להתכונן למשחק גדול, לא היית שולח שחקנים למגרש בלי שיחת עידוד ותכנית משחק ברורה, נכון? כך גם לגבי המתנדבים והצוות שלך.
כאן אתה מניח את היסודות. מפגש אוריינטציה הוא ההזדמנות שלך להכיר לכולם את האווירה של האירוע, את מטרותיו וכיצד הם משתלבים בתמונה הגדולה יותר. זה לא קשור רק לחלוקת לוחות זמנים; זה קשור לבניית הקשר הראשוני הזה. אתה יכול לעשות זאת בכמה דרכים:
במהלך הפגישות הללו, כסו את היסודות: היכן הדברים נמצאים במפת האתר, מיהם אנשי המפתח, מה לעשות במקרה חירום וכיצד לתקשר אם הם זקוקים לעזרה. המטרה היא לגרום להם להרגיש כמו מקורבים, לא רק עזרה זמנית.
חלק מהעבודות זקוקות ליותר מסתם תדרוך. אם מישהו מטפל בכרטיסים, הוא צריך לדעת כיצד להשתמש בסורק. אם הם מכוונים תנועה, הם צריכים ללכת במסלול איתך. אפילו הדרכה מהירה של שינוי טיפוסי יכולה לעשות הבדל עצום.
להלן פירוט כיצד עשוי להיראות אימון מעשי:
חשבו על הנושאים הנפוצים ביותר שעשויים להופיע בתפקיד ספציפי ותרגלו כיצד לטפל בהם. גישה יזומה זו יכולה למנוע הרבה כאבי ראש ביום.
לאסוף את כולם בפעם האחרונה לפני תחילת האירוע הוא מהלך חכם. זו הזדמנות לחזק מסרים מרכזיים, לענות על כל שאלה של הרגע האחרון, ובאמת לגרום לכולם להתרגש. זה המקום שבו אתה באמת יכול להסיע הביתה את המשימה והערכים של האירוע. לדוגמה, אם האירוע שלך עוסק בקיימות, הזכר לכולם על תחנות המיחזור ומדוע שמירה על ניקיון האתר חשובה. כאשר אנשים מבינים את 'למה' מאחורי המשימות שלהם, הם נוטים להיות מעורבים ואחראיים יותר.
הצטופפות האחרונה הזו עוזרת לבנות את תחושת האחדות הזו. זה כמו הצטופפות קבוצתית לפני המשחק הגדול, כולם באותו עמוד, מרגישים מחוברים ומוכנים לצאת לדרך. זה גם זמן נהדר להציג כל 'צפים' או צוות גיבוי, כך שכולם יודעים למי לפנות אם תפקיד ספציפי זקוק לידיים נוספות.
לשמור על כולם מעודכנים זה עניין גדול כשאתה מתכונן להופעה. תקשורת טובה מונעת מבעיות קטנות להפוך לכאבי ראש גדולים, ובכנות, זה פשוט גורם לדברים להתנהל בצורה חלקה יותר עבור כל המעורבים. כאשר הצוות והמתנדבים שלך יודעים מה קורה ועם מי לדבר, הם יכולים לעשות את עבודתם טוב יותר ולהרגיש בטוחים יותר. מדובר על לוודא שכולם מרגישים מחוברים ומושכלים, מפגישת התכנון הראשונה ועד להודה הסופית.
לפני היום הגדול, אתה צריך להעביר את הפרטים הנכונים לצוות שלך. זה לא רק אומר להם מתי להופיע. חשבו על שליחת חבילת קבלת פנים או דוא"ל המכסה:
זה גם רעיון טוב לשתף קצת רקע על האירוע עצמו. תן להם לדעת במה מדובר באירוע, למי הוא מועיל ומדוע העזרה שלהם כה חשובה. מידע מסוג זה עוזר למתנדבים להרגיש מושקעים יותר.
לוודא שלכולם יש גישה למידע מפתח מראש מפחיתה את הבלבול ומאפשרת למתנדבים להתכונן כראוי. זה מראה שאתה מכבד את הזמן והמחויבות שלהם.
ברגע שהאירוע יוצא לדרך, אתה צריך דרכים לדבר עם הצוות שלך במהירות. הסתמכות על שיטה אחת בלבד עשויה שלא לחתוך אותה. שקול להשתמש בתערובת:
המטרה היא שיהיו מספר דרכים לאנשים לקבל מידע ולבקש עזרה. בדרך זו, אם ערוץ אחד נטען יתר על המידה או לא עובד, יש גיבויים.
אל תשכח את הצוות שלך לאחר סיום האירוע. תודה פשוטה הולכת דרך ארוכה. שליחת הודעת מעקב או דוא"ל היא דרך טובה:
שמירה על קווי התקשורת פתוחים לאחר האירוע עוזרת לבנות צוות חזק יותר לעתיד. זה מראה שאתה מעריך את המחויבות שלהם ורוצה שהם יחזרו.
אפילו עם התוכניות הטובות ביותר, הדברים יכולים ללכת הצידה ביום האירוע. לא מדובר בציפייה לגרוע מכל, אלא להיות מוכנים לזה. תחשוב על מה יכול לקרות ותהיה לך תוכנית.
זו עובדת חיים, יש אנשים שלא יופיעו, לא משנה כמה הם הבטיחו. מקרי חירום קורים, או אולי הם פשוט שוכחים. כדי להתמודד עם זה, אנו בונים מאגר. כלל אצבע טוב הוא לגייס כ -15% יותר מתנדבים ממה שאתה חושב שתצטרך. האנשים הנוספים האלה יכולים להיות "הצפים" שלך. הם מאומנים במשימות כלליות ויכולים לקפוץ פנימה בכל מקום שיש פער. גם אם כולם מופיעים, בדרך כלל אתה יכול למצוא עבודות נוספות עבורם, כמו עזרה בהתקנה או חלוקת תוכניות.
צפים הם הנשק הסודי שלך לאירוע חלק. הם לא מוקצים למקום ספציפי אחד כל היום. במקום זאת, הם מדווחים לאדם נקודה מרכזית ומוכנים לעבור למקום בו הם הכי נחוצים. זה יכול להיות עזרה בכניסה שפתאום מוצפת, מילוי למישהו שזקוק להפסקה, או סיוע במשימה שנותרת מאחור. צוות גמיש שמוכן להסתגל הוא המפתח לניהול מהלכים בלתי צפויים או מחסור בצוות.
לפעמים, תפקיד עשוי להיות פחות חשוב, או שתחום אחר עשוי לפתע להזדקק לעזרה רבה יותר. זה בסדר להזיז מתנדבים, אבל אתה צריך לעשות את זה נכון. וודאו שהמתנדבים יודעים שזו אפשרות ושזו לא השתקפות עליהם. כשאתה מקצה מישהו מחדש, הסביר למה ולאן הוא הולך. חשוב גם לכבד את זמנם; אל תזיזו אנשים כל הזמן או תאריכו את המשמרות שלהם בלי לשאול קודם. תקשורת ברורה כאן מונעת בלבול ושומרת על כולם להרגיש מוערכים.
שינויים בלתי צפויים הם חלק מעבודת האירוע. המטרה היא שתהיה מערכת המאפשרת להגיב במהירות מבלי לגרום להפרעה רבה. המשמעות היא שיש אנשים שיכולים להיכנס לתפקידים שונים וערוצי תקשורת ברורים כדי לכוון אותם.
קל להיקלע למערבולת של יום המופע, אבל לזכור שהמתנדבים שלך הם עמוד השדרה של האירוע הוא המפתח. לגרום להם להרגיש טוב עם התרומה שלהם זה לא רק דבר נחמד לעשות; זה משפיע ישירות על הנכונות שלהם לחזור ולעזור שוב. תחשוב על זה כהשקעה בהצלחה העתידית של האירוע שלך.
מעשי תודה פשוטים עוברים דרך ארוכה. "תודה" מהירה ואמיתית לאחר משמרת יכולה לגרום למתנדב להרגיש נראה. לקבלת קצת יותר השפעה, שקול הערות בכתב יד או הודעות דוא"ל מותאמות אישית. המחוות הקטנות האלה מראות שלקחת זמן נוסף, וזה באמת חשוב.
אל תזלזלו בכוחה של הכרה ציבורית. צעקה ברשתות החברתיות (ברשותם, כמובן!) או אזכור בניוזלטר פנימי יכול לגרום למתנדבים להרגיש כמו חברי צוות אמיתיים. זה גם נותן להם משהו לחלוק עם הרשתות שלהם.
מעבר לסתם להגיד תודה, תגמולים מוחשיים יכולים באמת להגביר את הרוח. חשבו מה הגיוני לאירוע שלכם.
חשוב להציע הטבות שתואמות את המאמץ שהמתנדבים משקיעים. אם מישהו מתחייב ליום שלם, חולצת טריקו חינם ושובר ארוחה מרגישים בסדר. אם הם שם כל סוף השבוע, אולי כרטיס לאירוע מלא מתאים יותר. היו ברורים לגבי מה שהם מקבלים עבור מחויבות הזמן שלהם מראש.
המתנדבים נמצאים בשטח ורואים הכל. התובנות שלהם שימושיות להפליא להפיכת האירוע שלך לטוב יותר בפעם הבאה. בקש באופן פעיל את מחשבותיהם.
ברגע שאתה מקבל את המשוב הזה, בעצם עשה משהו עם זה. תן למתנדבים שלך לדעת כיצד משתמשים בהצעות שלהם. זה מראה שאתה באמת מעריך את הקלט שלהם ומחויב להפוך את חווית ההתנדבות לטובה יותר עבור כולם.
לארגן את הצוות שלך ולהכין את היום הגדול זה עניין גדול. זה לא רק אומר לאנשים מה לעשות; זה לוודא שכולם יודעים את מקומם ומרגישים שהם חלק ממשהו חשוב. תחשוב על זה כמו מכונה משומנת היטב, כל חלק צריך לעבוד יחד בצורה חלקה.
תזמון יכול להיות מסובך, אבל זה המפתח. אתה רוצה לוודא שיש לך מספיק ידיים על הסיפון לכל האירוע, מבלי לשרוף אף אחד. כדאי ליצור לוח זמנים ברור שיראה מי עובד מתי ואיפה. זה עוזר למנוע בלבול ומוודא שכל העבודות הדרושות מכוסות.
קיום הנחיות ברורות הוא סופר חשוב. זה מכסה הכל, החל מאיך לטפל בפניות אורחים ועד מה לעשות במקרה חירום. כשכולם מכירים את הכללים, הדברים נוטים להתנהל בצורה הרבה יותר חלקה. זה גם עוזר למתנדבים להרגיש בטוחים יותר בתפקידיהם.
פרוטוקולים ברורים פירושם פחות שאלות תוך כדי תנועה ותחושה מקצועית יותר לאירוע. זה קשור לקביעת ציפיות כך שכולם ידעו איך לפעול ומה לעשות.
מישהו צריך להיות האדם המתאים, לבדוק מתנדבים לאורך כל האירוע. זה לא קשור לרחף, אלא יותר בלהיות זמין לעזור, לענות על שאלות או סתם להציע מילת עידוד מהירה. הידיעה שיש מישהו שדואג להם עושה הבדל גדול למתנדבים.
לכן, הכנת הצוות והמתנדבים שלך ליום ההצגה אינה קשורה רק לחלוקת לוחות זמנים. זה קשור לוודא שכולם יודעים מה קורה, מרגישים טוב עם החלק שלהם ומוכנים להתגלגל. כשאתה משקיע מאמץ לקצר אותם היטב, אתה לא רק מגדיר את האירוע להצלחה, אתה גם בונה צוות שמרגיש מוערך ומחובר. זכרו, תקשורת מעט ברורה והרבה הערכה עוברים דרך ארוכה. האנשים האלה נותנים לך את הזמן והאנרגיה שלהם, אז התייחס אליהם נכון, והם יעזרו לגרום לאירוע שלך להאיר. שמור אותם מעודכנים, הראה להם שאכפת לך, ויהיה לך צוות שלהוט לחזור לעוד.
תחשוב במה כל אדם טוב! אם מישהו אוהב לדבר עם אנשים, אולי הוא יכול לעבוד בתא המידע. אם מישהו מאורגן במיוחד, הוא יכול לעזור בצ'ק-אין. התאמת משרות לכישרונות גורמת לכולם להיות מאושרים יותר ועוזרת לאירוע להתנהל בצורה חלקה יותר.
זה חכם לתכנן שאנשים לא מופיעים, גם אם יש לך הרבה מתנדבים. נסה להשיג כמה אנשים נוספים, כמו "צפים", שיכולים לקפוץ לכל מקום שבו הם נחוצים אם מישהו חסר. בדרך זו, אתה לא נתפס ממורמר.
ודא שכולם יודעים בדיוק מה הם צריכים לעשות, איפה להיות ומתי. תן להם הוראות ברורות לפני האירוע ואולי תזכורת מהירה ביום. כמו כן, אמור להם את מי לשאול אם יש להם שאלות או זקוקים לעזרה.
אימון הוא סופר חשוב! הראו להם כיצד להשתמש בכל ציוד, הסבירו את כללי האירוע וספרו להם על תוכניות חירום. אפילו הדרכה מהירה כיצד נראה יום טיפוסי יכולה לעזור להם להרגיש מוכנים.
שמור על המתנדבים מעודכנים לפני, במהלך ואחרי האירוע. שלח להם עדכונים על התכנון, הודה להם על עזרתם והודיע להם מה קורה הלאה עבור הארגון שלך. תקשורת טובה גורמת להם להרגיש מוערכים וסביר יותר לעזור שוב.
כן! להודות להם, לתת להם דברים מגניבים לאירועים (כמו חולצות טריקו או חטיפים), או לתת להם ליהנות מהאירוע כשהם לא עובדים הן דרכים נהדרות להראות שאתה מעריך אותם. בקשת הרעיונות שלהם מראה גם שאכפת לך מהניסיון שלהם.
More blogs
לחצו על הכפתור למטה והשלימו את רישום המארגן, או מלאו את הטופס וניצור אתכם קשר כדי לסייע לכם.