הירשם כמארגן
לחצו על הכפתור למטה והשלימו את רישום המארגן, או מלאו את הטופס וניצור אתכם קשר כדי לסייע לכם.
language
לערוך אירוע נהדר לוקח הרבה עבודה, וכשהכל נגמר, קל פשוט לעבור לדבר הבא. אבל אם אתה באמת רוצה להשתפר, אתה צריך לעצור ולחשוב על מה שקרה. כאן נכנס תחקיר האירוע. זה לא רק לדבר על מה השתבש; זה על להבין מה עבד, מה לא, ואיך אתה יכול להפוך את האירוע הבא שלך לחלק עוד יותר. תחשוב על זה כעל הפיכת החוויות שלך למדריך לעתיד.
הגדרת תהליך חקירה מוצק מההתחלה היא המפתח לוודא שהאירועים שלך ישתפרו בכל פעם. לא מדובר רק במבט לאחור; זה קשור לבניית מפת דרכים למה שיבוא הלאה. ללא מבנה ברור, הסברים יכולים להפוך לצ'אטים מטלטלים שלא ממש מובילים לשום מקום. אנחנו צריכים להיות מכוונים לגבי האופן שבו אנו ניגשים לזה.
לפני שתאסוף את הצוות שלך, אתה צריך לדעת למה אתה עושה את החקירה הזו. האם זה לתקן בעיה ספציפית שממשיכה לצוץ? או שמא מדובר בצ'ק-אין כללי כדי לראות איך הכל התנהל בסך הכל? ציון ברור של מטרות החקירה עוזר למקד את השיחה ומוודא שאתה מקבל את המידע שאתה באמת צריך. לדוגמה, אירוע אחד עשוי להתמקד בשיפור זרימת המשתתפים, בעוד שאירוע אחר עשוי להתמקד בביצועי צוות השיווק. הכרת המטרה מראש פירושה שלא תבזבז זמן בדיבור על דברים שאינם רלוונטיים ליעדים העיקריים שלך.
תחשוב על מסגרת כשלד החקירה שלך. זה נותן מבנה למשוב ולניתוח. זה יכול לכלול כמה תחומים מרכזיים:
קיום מסגרת עקבית פירושו שתוכלו להשוות אירועים לאורך זמן ביתר קלות. זה עוזר לזהות מגמות ובעיות חוזרות שאחרת עלולות ללכת לאיבוד בדשדוש. זה כמו להחזיק כרטיס ניקוד עקבי לכל אירוע שאתה מנהל.
מי צריך להיות בחדר (או בשיחה) לצורך החקירה? זה לא רק מנהל האירוע. תרצה קלט מ:
מעורבות קבוצה מגוונת פירושה שתקבל תמונה שלמה יותר. מישהו בשטח אולי הבחין במשהו שצוות התכנון הראשי החמיץ. מדובר באיסוף כל נקודות המבט השונות כדי לקבל את הסיפור המלא.
לאחר סיום האירוע, הגיע הזמן לחפור באמת במה שקרה. זה לא קשור רק לטפוח לעצמנו על הגב על מה שהלך טוב; זה קשור לקבלת משוב כנה מכל המעורבים. אנחנו צריכים לדעת מה חשבו המשתתפים, מה חווה הצוות ואיך נראה הצד המבצעי של הדברים. מידע זה הוא זהב להפיכת האירוע הבא לטוב עוד יותר.
קבלת משוב מהאנשים שהגיעו לאירוע שלנו היא סופר חשובה. אנחנו רוצים לדעת אם הם נהנו, אם הם מצאו את מה שהם חיפשו, ואם משהו היה נקודת כאב. אנו יכולים לעשות זאת בכמה דרכים:
הצוות שלנו נמצא בקו החזית, ולכן נקודת המבט שלהם חיונית. הם רואים את הדברים מאחורי הקלעים שהמשתתפים לא רואים. אנחנו צריכים לוודא שאנחנו לוכדים גם את מחשבותיהם.
כאן אנו נכנסים לתמצית של איך הדברים התנהלו בפועל. אנחנו צריכים לעקוב אחר מה עבד ומה לא מבחינה מבצעית.
קבלת תמונה ברורה הן של חווית המשתתף והן של הפעולות הפנימיות היא המפתח. איננו יכולים להשתפר אם איננו יודעים היכן נמצאות הבעיות, ואנחנו גם צריכים לדעת מהן נקודות החוזק שלנו כדי שנוכל לבנות עליהן. זה רחוב דו-כיווני, באמת.
עכשיו, לאחר שאספנו את כל המידע, הגיע הזמן לחפור באמת במה שקרה. כאן אנו מבינים אם נפגע ביעדים שלנו ומה אנו יכולים ללמוד מכל החוויה. לא מדובר רק בהתבוננות במספרים, אלא בהבנת הסיפור שמאחוריהם.
ראשית, האם באמת עשינו את מה שהתכווננו לעשות? עלינו להשוות את התוצאות שלנו ישירות ליעדים שהצבנו לפני שהאירוע התחיל. המשמעות היא להסתכל על דברים כמו מספרי נוכחות, ציוני שביעות רצון המשתתפים והאם נשארנו במסגרת התקציב. זו בדיקה פשוטה כדי לראות אם עמדנו בדרישות הבסיסיות.
הנה מבט מהיר על האופן שבו נערמנו:
כשמסתכלים על השולחן, ברור שפספסנו את הסימן על שביעות הרצון של המשתתפים. אנחנו צריכים להבין למה. האם התוכן לא מספיק מרתק? האם היו בעיות עם המקום? אולי הדוברים לא התחברו לקהל כמו שקיווינו. עלינו לשקול גם משוב שהזכיר זמני המתנה ארוכים לפגישות מסוימות או בעיות בציוד AV. אלה נקודות הכאב שיכולות ליצור או לשבור אירוע.
אנחנו צריכים להיות כנים לגבי מה שלא הלך כמתוכנן. התעלמות מבעיות לא תגרום להן להיעלם, זה רק אומר שסביר להניח שנחזור על אותן טעויות בפעם הבאה. זיהוי נקודות תורפה אלה הוא הצעד הראשון לשיפור המצב.
כמובן, לא הכל היו חדשות רעות. חרגנו מיעדי הנוכחות שלנו וקיבלנו מעורבות רבה במדיה החברתית. גם התקציב היה מנוהל היטב. חשוב לחגוג את הניצחונות האלה ולהבין מדוע הם קרו. אולי מאמצי השיווק שלנו היו יעילים במיוחד, או שהמקום שנבחר היה להיט גדול. זיהוי ההצלחות הללו עוזר לנו לדעת מה לשכפל בעתיד. עלינו לציין גם הערות חיוביות לגבי מפגשים ספציפיים או הזדמנויות רשת שהמשתתפים באמת נהנו מהם.
אז עברתם את כל האירוע, אספתם את כל המשוב והבנתם מה הלך נכון ומה יכול היה להיות טוב יותר. עכשיו מה? הקסם האמיתי קורה כאשר אתה הופך את כל המידע הזה למשהו שימושי לפעם הבאה. כאן נכנסים ספרי משחק. חשבו עליהם כעל מדריך ההוראות של האירוע שלכם, שנבנה מניסיון ממשי.
לאחר אירוע, יהיו לך חבורה של הערות על איך הדברים באמת התנהלו. תהליכים מסוימים עשויים להיות מגושמים, אחרים אולי עבדו כמו קסם. המטרה כאן היא לקחת את התצפיות הללו ולבנות אותן למדריכים ברורים, צעד אחר צעד. לדוגמה, אם ההרשמה הייתה צוואר בקבוק, ספר המשחקים החדש שלך עשוי לפרט בדיוק כמה עובדים דרושים בשעות השיא, איזה מידע צריך להיות מוכן ותוכנית גיבוי אם המערכת תיפול. זה קשור לוודא שהדברים הטובים הופכים לדרך הסטנדרטית לעשות דברים והדברים הלא כל כך טובים יתוקנו.
לא כולם באירוע עושים את אותה העבודה, נכון? לכן, הלקחים שנלמדו לא צריכים להיות בגודל אחד שמתאים לכולם. עליך ליצור תוכניות פעולה ספציפיות לתפקידים או צוותים שונים. לצוות ה- AV יהיו צרכים שונים מצוות הקייטרינג או מתאמי המתנדבים. ספר משחקים למנהל הבמה עשוי לכלול פרוטוקולים ספציפיים לטיפול בתקלות טכניות, כמו כמה זמן הם יכולים לעכב הופעה לפני שהם צריכים להתייעץ עם מפקח. בינתיים, ספר המשחקים של מנהל המתנדב יכול לתאר נהלים להתמודדות עם אי הופעות או הפרות כללים. זה מוודא שכולם יודעים בדיוק מה מצופה מהם וכיצד להתמודד עם מצבים נפוצים על סמך מה שלמדת.
אירועים רבים מתרחשים במקומות שונים, ומה שעובד בעיר אחת עשוי להזדקק לשינוי בעיר אחרת. ספרי המשחק שלך צריכים להסביר את זה. אתה יכול להגדיר סטנדרטים גלובליים לדברים כמו בטיחות או מיתוג ליבה, אך לאחר מכן לאפשר טעם מקומי. לדוגמה, מדור ספקי מזון בספר אירועים עולמי עשוי לדרוש תקני היגיינה מסוימים ואחוז מהאפשרויות הצמחוניות. עם זאת, ניתן לעודד את הצוות המקומי במקסיקו סיטי להוסיף אוכל רחוב מסורתי, בעוד שהצוות בטוקיו עשוי לשלב טקס תה מקומי. מדובר בשמירה על המבנה הראשי יציב תוך מתן אפשרות לצוותים מקומיים להוסיף את המגע הייחודי שלהם, מה שגורם לאירוע להרגיש אותנטי למיקומו.
המפתח הוא להפוך את ספרי המשחקים האלה למסמכים חיים. הם לא צריכים לשבת סתם על מדף. בדוק ועדכן אותם באופן קבוע על סמך חוויות חדשות. בדרך זו, תכנון האירועים שלך הופך להיות חכם ויעיל יותר עם כל אירוע שאתה מפעיל.
אז עברתם את כל האירוע, אספתם את כל המשוב והבנתם מה הלך נכון ומה צריך לשנות. עכשיו מה? הקסם האמיתי קורה כאשר אתה באמת משתמש במידע הזה. כאן אנו הופכים את ההערות והתצפיות למשהו קונקרטי שהופך את האירוע הבא לטוב עוד יותר. הכל קשור לבניית מערכת כך שלא תמציא מחדש את הגלגל בכל פעם.
דבר ראשון, כל המעורבים צריכים לדעת מה למדת. אל תתנו למשוב בעל ערך זה להיות בדוח שאף אחד לא קורא. שתף את ההוצאות העיקריות, הניצחונות והאזורים לשיפור. הפוך את זה ברור וקל להבנה. חשבו כיצד חברי צוות שונים יקבלו מידע זה בצורה הטובה ביותר. חלקם עשויים לאהוב סיכום דוא"ל מהיר, אחרים פגישת צוות, וחלקם עשויים להעדיף תרשים חזותי.
חשוב שהקבוצה תרגיש שמושמע. כאשר אנשים רואים את המשוב שלהם מוביל לשינויים בפועל, יש סיכוי גבוה יותר שהם ישתתפו באופן מלא בהערכות עתידיות.
זה המקום שבו ממצאי החקירה הופכים לחלק מערכת הכלים הקבועה שלך. קח את הלקחים שנלמדו ועדכן את התבניות, רשימות הבדיקה והמדריכים שלך. אם ספק מסוים היה מדהים, שים לב לזה. אם שיטת תקשורת מסוימת עבדה ממש טוב, הוסף אותה לנהלי ההפעלה הסטנדרטיים שלך. זה מוודא ששיטות עבודה טובות יישמרו ונמנעות מטעויות נפוצות.
הנה מבט מהיר כיצד תוכל לעדכן רשימת בדיקה לתכנון:
חקירת אירועים אינה עסקה אחת ובוצעה. זה חלק ממעגל. הגדר צ'ק-אין סדיר כדי לבדוק כיצד פועלים השינויים המיושמים. זו יכולה להיות פגישת מעקב מהירה חודש לאחר האירוע, או שילוב סקירה של פעולות חקירה קודמות בפגישות הצוות הרגילות שלך. המטרה היא להמשיך את הלמידה ולוודא שתהליכי תכנון האירועים שלך ישתפרו עם הזמן. תחשוב על זה כתהליך חידוד מתמיד.
כשאתה מקיים אירועים, במיוחד אם הם פרושים או מעורבים צוותים שונים, עבודה משותפת על החקירה היא עניין גדול. לא מדובר רק באדם אחד או מחלקה אחת שמסתכלים על מה שקרה; זה קשור לגרום לכל המעורבים לחלוק את פיסת הפאזל שלהם. זה הופך את הלקחים שנלמדו ליותר מוצקים ושימושיים לפעם הבאה.
חשבו על שותפי אחריות כחברים שלכם לחקירה לאירועים. אלה אנשים, אולי ממחלקה אחרת או אפילו צוות אירועים אחר, שיכולים להסתכל על החקירה שלך בעיניים רעננות. הם אינם מעורבים ישירות ביום יום של האירוע שלך, כך שהם יכולים לזהות דברים שאולי פספסת או לשאול שאלות שגורמות לך לחשוב מחדש על המסקנות שלך. זה כמו לקבל דעה שנייה, אבל כזו שבאמת מושקעת לעזור לך להשתפר.
אם מישהו מחוץ למעגל המיידי שלך יבדוק את הערות החקירה שלך יכול להדגיש נקודות עיוורות ולהציע תובנות אובייקטיביות. הם יכולים לשאול את 'למה' מאחורי החלטות או תוצאות מסוימות שאתה עשוי לקחת כמובן מאליו.
מאמני הדרכה, או אפילו מנטורים מנוסים, יכולים להיות מועילים במיוחד. הם מאומנים להסתכל על תהליכים ולזהות אזורים לצמיחה. הם יכולים לעזור לך לבנות את החקירה שלך, לוודא שאתה שואל את השאלות הנכונות ולהדריך אותך להפוך משוב גולמי לצעדים ברורים וניתנים לפעולה. הם לא שם כדי לשפוט, אלא כדי לעזור לך לבנות מערכות טובות יותר.
כך הם יכולים לעזור:
קהילות למידה מקצועיות (PLCs), או הגדרות קבוצתיות דומות, נהדרות לשיתוף ודיון בממצאי תחקיר. כאשר מספר צוותים או אנשים נפגשים כדי לדבר על חוויות האירוע שלהם, אתה מקבל הבנה עשירה בהרבה של בעיות נפוצות ופתרונות יצירתיים. זהו מרחב שבו כל אחד יכול ללמוד מההצלחות והכישלונות של השני.
גישה שיתופית זו פירושה שהתובנות שנצברו מאירוע אחד יכולות להועיל במהירות לרבים אחרים, מה שהופך את הארגון כולו לחזק יותר ומתאים יותר לאירועים עתידיים. החוכמה הקולקטיבית שנוצרת באמצעות שותפויות אלה היא לעתים קרובות הרבה יותר גדולה ממה שכל אדם או צוות יכולים להשיג לבד.
אז עברנו הרבה, בדקנו כיצד לגרום למשוב לעבוד טוב יותר. זה לא תמיד קל, ובכנות, לפעמים זה מרגיש כמו פאזל עם חלקים חסרים. אך זכרו, המטרה היא לעזור לתלמידים שלנו ללמוד ולצמוח. על ידי לקיחת מה שלמדנו מכל קונצרט, מכל אירוע, והפיכת השיעורים הללו לצעדים ברורים, אנו בונים משהו מוצק. זה כדי לוודא שלתלמידים שלנו תהיה חוויה נהדרת, לא רק במקרה, אלא בגלל שתכננו את זה כך. תודה שנשארת איתנו במסע הזה.
תחשוב על תחקיר כמו פגישת צוות אחרי משחק או פרויקט גדול. זה המקום שבו כולם מדברים על מה הלך טוב, מה לא, ומה הם למדו לעשות טוב יותר בפעם הבאה. עבור אירועים, זה אומר להסתכל על הכל, החל ממכירת כרטיסים ועד איך מערכת הסאונד עבדה.
אתה צריך לאסוף משוב מכל המעורבים! זה כולל לשאול את האנשים שהגיעו לאירוע שלך מה הם חושבים, לדבר עם חברי הצוות שלך על החוויות שלהם ואפילו לציין איזה ציוד עבד בצורה חלקה ומה גרם לבעיות.
לאחר שאספת את כל המשוב, אתה צריך להסתכל על זה מקרוב. האם האירוע עמד ביעדים שהצבת מראש? אילו דברים ניתן לשפר לקראת האירוע הבא? וחשוב מכך, אילו חלקים מהאירוע היו מוצלחים במיוחד ויש לשמור עליהם?
המטרה היא להפוך את מה שלמדת להוראות ברורות, כמו ספר מתכונים לאירועים עתידיים. המשמעות היא לרשום מדריכים שלב אחר שלב למשימות נפוצות ויצירת תוכניות לחברי צוות שונים כך שכולם יודעים בדיוק מה לעשות.
חשוב לחלוק את מה שלמדת מהחקירה עם כל הצוות שלך. עדכן את כל מסמכי התכנון או המדריכים שבהם אתה משתמש, וודא שיש לך לוח זמנים קבוע לביצוע הערכות אלה, כך שתמיד תשתפר.
עבודה משותפת הופכת את הסברים להרבה יותר טובים. אתה יכול לשתף פעולה עם עמית לעבודה כדי לדון בדברים, לקבל עזרה ממישהו שטוב בהוראה או סקירה, או אפילו לדבר עם קבוצת עמיתים שמנסים גם לשפר את האירועים שלהם.
More blogs
לחצו על הכפתור למטה והשלימו את רישום המארגן, או מלאו את הטופס וניצור אתכם קשר כדי לסייע לכם.