הירשם כמארגן
לחצו על הכפתור למטה והשלימו את רישום המארגן, או מלאו את הטופס וניצור אתכם קשר כדי לסייע לכם.
language
לערוך קונצרט יכול להרגיש כמו הרבה, נכון? יש לך מוזיקה, אנשים, והרבה חלקים נעים. קל להיתפס בפרטים היומיומיים, אבל בכנות, אם אתה לא יודע למה אתה מכוון, אתה עלול פשוט לסובב את הגלגלים שלך. לחשוב על המטרות שלך מראש הוא למעשה הרוטב הסודי לוודא שהקונצרט שלך הוא לא רק זמן טוב, אלא הצלחה אמיתית. זה עוזר לך לעשות בחירות חכמות בכל שלב בדרך, ממי שאתה מזמין ועד איך אתה מוציא את הבשורה. בואו נפרק מדוע הבהרת היעדים שלך היא הצעד הראשון בתכנון קונצרטים מוצק.
לפני שאתה אפילו חושב על הזמנת להקה או לבחור תאריך, אתה צריך להבין מדוע אתה מציג את הקונצרט הזה מלכתחילה. זה נשמע פשוט, אבל בכנות, זה הסלע של כל מה שאחריו. ללא מטרה ברורה, אתה פשוט עורך מסיבה בלי לדעת את מי אתה רוצה להזמין או לאיזה סוג אווירה אתה הולך. הצעד הראשוני הזה עוסק בקביעת כיוון, כך שההחלטות שלך בהמשך למעשה הגיוניות ועוזרות לך להגיע לאן שאתה רוצה להגיע.
לפני שאתם מזמינים מקום או שולחים הזמנות, קחו צעד אחורה ושאלו את עצמכם, מה אני רוצה שאנשים ירגישו כשהם נכנסים וכשהם עוזבים? החזון של האירוע שלך הוא הבסיס שמעצב כל החלטה שתקבל.
האם אתם רוצים ערב אקוסטי אינטימי בו האורחים ירגישו נעימים ומחוברים, או מסיבת ריקודים באנרגיה גבוהה שבה המטרה היא לשמור על כולם על רגליהם? אולי החזון שלך הוא על אלגנטיות ותחכום, עם שולחנות לאור נרות וג'אז חי.
חזון ברור מתנהג כמו כוכב צפוני, הוא מנחה את הבחירות שלך למוזיקה, תאורה, תפאורה, אפילו איך אתה מקדם את האירוע. ככל שהתמונה שאתה מצייר ברורה יותר במוחך, כך קל יותר להחיות אותה ולהבטיח שכל פרט תומך בחוויה שאתה רוצה שיהיה לקהל שלך.
למי אתה מנסה להגיע עם הקונצרט הזה? הכרת הקהל שלך היא סופר חשובה. האם אתה מכוון לסטודנטים, משפחות או בסיס מעריצי מוזיקה ספציפי? הקהל שלך ישפיע על הכל, החל מהאמנים שאתה מזמין ועד לאופן שבו אתה מקדם את האירוע. לדוגמה, אם אתה מכוון לקהל צעיר יותר, מדיה חברתית עשויה להיות ערוץ הקידמה העיקרי שלך. אם זה קהל בוגר יותר, אולי רדיו מקומי או מודעות מודפס יהיו טובות יותר.
הנה דרך מהירה לחשוב על זה:
אז מה המשמעות של קונצרט מוצלח לאירוע זה? זה לא רק עניין של מכירת כרטיסים, אם כי זה בדרך כלל חלק גדול. אולי המטרה שלך היא לגייס כסף למטרה, להציג אמן חדש לקהילה, או פשוט ליצור לילה בלתי נשכח למשתתפים. הגדרת יעדים ספציפיים ומדידים מההתחלה עוזרת לך לדעת אם הגעת למטרה. זה נותן לך משהו קונקרטי לכוון אליו ולהעריך נגדו כאשר הקונצרט נגמר. ללא מטרות ברורות, אינך יכול באמת לדעת אם המאמצים שלך השתלמו.
קל להיתפס בפרטי התכנון, אך תמיד חזור למטרה ולמטרות הראשוניות שלך. האם האמנים שאתה שוקל מתאימים לקהל שלך? האם המקום תואם את החוויה שאתה רוצה ליצור? שמירה על המטרה שלך בחזית ומרכז הופכת את התהליך כולו לממוקד ויעיל הרבה יותר.
אוקיי, בואו נדבר על הצד הכספי של הדברים. זה לעתים קרובות החלק שגורם לאנשים להזיע, אבל בכנות, לטפל בתקציב שלך בשלב מוקדם זה סופר חשוב. ללא תוכנית פיננסית מוצקה, אפילו הקונצרט הטוב ביותר יכול להיתקל בצרות רציניות. תחשוב על זה כמו לבנות בית, לא היית מתחיל לדפוק מסמרים בלי שרטוטים ורעיון ברור כמה עץ אתה צריך, נכון? אותו רעיון כאן. אתה צריך לדעת מה אתה יכול להוציא לפני שתתחיל להזמין להקות או להשכיר את המקום המפואר הזה. זה לא קשור רק לפריטי הכרטיסים הגדולים, העלויות הקטנות האלה יכולות להתגנב אליך מהר יותר ממה שאתה חושב.
לפני שאתה אפילו חושב על היום בפועל של הקונצרט, יש עלויות הכרוכות בכך. אתה צריך לשקול דברים כמו דמי הזמנה לאמנים, אולי פיקדון כלשהו עבור המקום וכל חומר שיווקי ראשוני שתצטרך כדי להוציא את הבשורה. ואז יש את העלויות שקורות לאחר ההופעה. זה יכול להיות תשלום החלק האחרון למבצעים, ניקוי המקום או שליחת פתקי תודה וכל שיווק המשך. קל לשכוח את אלה, אבל הם חלק מהתמונה כולה.
אחת הטעויות הגדולות ביותר שאנשים עושים היא לזלזל בכמה דברים יעלו. ברצינות, הכל בדרך כלל עולה יותר ממה שאתה מנחש לראשונה. הבלטה נפוצה נוספת היא הערכת יתר של כמה כסף תרוויח ממכירת כרטיסים או מחסויות. אתה באמת צריך להיות מציאותי כאן. כמו כן, אל תשכח להפריש קצת כסף נוסף לדברים בלתי צפויים, אתה יודע, הרגעים של "אופס, שכחנו את זה". כלל אצבע טוב הוא שיהיה לך קרן מגירה, אולי 10-15% מהתקציב הכולל שלך, רק להפתעות.
הנה מבט מהיר לאן הכסף שלך עשוי ללכת:
ברגע שתגבש את התקציב שלך, אתה לא יכול פשוט לשכוח אותו. אתה צריך לפקוח עין על זה באופן קבוע. כשאתה מזמין ספקים ומבצע רכישות, עקוב אחר כל דולר. בדרך זו, תדע אם אתה נשאר במסלול או אם אתה צריך לבצע התאמות. אולי אתה מוצא מערכת סאונד זולה יותר, או אולי הלהקה שרצית עולה יותר ממה שחשבת. היכולת לראות לאן הכסף שלך הולך בזמן אמת עוזרת לך לקבל החלטות חכמות לאורך הדרך. הכל קשור להישאר מאורגן ולהיות מוכן לכל מה שעולה.
זה ממש קל להיתפס בהתרגשות של תכנון קונצרט ולשכוח מהפרקטיות של כסף. אבל אם אין לך תקציב ברור והיצמד אליו, סביר להניח שאתה בסופו של דבר לחוץ ואולי בחובות. חשבו גם על מקורות ההכנסה שלכם - מכירת כרטיסים, חסויות, סחורה והיו מציאותיים לגבי מה שאתם מצפים להביא.
מציאת המבצעים הנכונים היא חלק גדול מהפיכת הקונצרט שלך לבלתי נשכח. לא מדובר רק בבחירת מישהו פופולרי; זה עניין של מציאת אמנים שהמוזיקה שלהם מתאימה לאווירה שאתה הולך אליו ומי יתחבר לקהל שלך. תחשוב על סוג האווירה שאתה רוצה ליצור. האם אתה מכוון לסט אקוסטי אינטימי, מופע רוק בעל אנרגיה גבוהה או משהו בין לבין? בחירת הכישרון שלך באמת קובעת את הטון.
התחל בהכנת רשימה של אמנים או להקות שלדעתך יתאימו. אל תגביל את עצמך רק לשמות הגדולים; לפעמים, אמנים מקומיים או עתידיים יכולים להביא אנרגיה רעננה והם נגישים יותר. שקול:
כדאי לבדוק את המדיה החברתית שלהם, להאשיב למוזיקה שלהם באינטרנט, ואולי אפילו לראות אותם מנגנים בשידור חי במידת האפשר. זה עוזר לך להרגיש את הנוכחות הבימתית שלהם ואת האופן שבו הם מתקשרים עם קהל.
לאחר שזיהית כמה מעשים פוטנציאליים, הגיע הזמן להושיט יד. סביר להניח שתתקשר עם המנהל או הסוכן שלהם, אז היו מוכנים להציג את האירוע שלכם בצורה ברורה. כאשר אתה יוצר איתם קשר, כלול:
היו ברורים לגבי התקציב שלכם מההתחלה. זה חוסך לכולם זמן ונמנע משיחות מביכות בהמשך. זכור כי משא ומתן הוא רחוב דו כיווני. היו מוכנים לדון בתשלומים, זמנים קבועים ובכל מונחים אחרים החשובים לכם וגם לאמן.
לאחר שהסכמת על התנאים, השלב הבא הוא לקבל הכל בכתב. חוזה רשמי מגן גם עליך וגם על האמן. זה צריך לתאר בבירור:
הקפד לקרוא את החוזה בעיון לפני החתימה. אם משהו לא ברור, בקש הבהרה. לאחר החתימה, שמור עותק לרשומות שלך. אישור זמינות ומיין חוזים מבעוד מועד הוא המפתח להימנעות מבעיות ברגע האחרון ולהבטחת חוויה חלקה לכל המעורבים.
מציאת המקום הנכון לארח את הקונצרט שלך זה עניין גדול. זה לא קשור רק לארבעה קירות וגג, אלא ליצור את האווירה הנכונה ולוודא שהכל פועל בצורה חלקה עבור כל המעורבים. תחשוב על זה כבחירת המסגרת המושלמת ליצירות האמנות שלך, המקום באמת מציב את הבמה לכל האירוע שלך.
ראשית, אתה צריך לדעת לכמה אנשים אתה מצפה. אם אתם מתכננים סט אקוסטי קטן, אצטדיון מסיבי כנראה אינו המתאים ביותר, ולהיפך. אתה רוצה חלל שמרגיש מלא בנוחות, לא ארוז כמו סרדינים או מהדהד בריק. בדוק את הקיבולת המוצהרת של המקום, אך שקול גם כיצד המספר הזה מרגיש במציאות. האם אנשים יכולים להסתובב בקלות? האם יש מספיק מקום לבמה, ציוד סאונד ואולי אפילו שולחן סחורה קטן?
מעבר לגודל בלבד, תראו מה המקום מציע. האם יש לו מערכות סאונד ותאורה מובנות, או שתצטרכו לשכור הכל? האם יש חניה מספקת למשתתפים ולשחקנים שלך? מה עם שירותים, נגישות לאנשים עם מוגבלויות ואזורי מאחורי הקלעים לאמנים? פרטים אלה עשויים להיראות קטנים, אך הם מסתכמים ויכולים לעשות הבדל עצום בחוויה הכוללת.
להלן רשימת בדיקה מהירה לשירותים:
לכל מקום יש מערכת חוקים משלו, וחשוב מאוד לקבל אותם מראש. במקומות מסוימים עשויים להיות תקנות רעש קפדניות, כלומר הקונצרט שלך צריך להסתיים בזמן מסוים. לאחרים עשויים להיות כללים ספציפיים לגבי מה שאתה יכול להביא, כמו אוכל ושתייה, או אפילו קישוטים. אתה לא רוצה לקבל אישומים בלתי צפויים או שתצטרך לסגור מוקדם כי לא קראת את האותיות הקטנות.
אבטחה היא עוד אחת גדולה. איזה סוג של אבטחה מספק המקום? האם יש להם צוות מיומן בהישג יד? הבנת תוכנית האבטחה שלהם עוזרת לך לתכנן את שלך, במיוחד אם אתה מצפה לקהל גדול. מדובר בשמירה על בטיחות כולם ולוודא שהאירוע יתקיים ללא שיהוקים גדולים.
בקש תמיד עותק בכתב של הכללים והתקנות של המקום. עדיף שיהיה על הנייר מאשר להסתמך על הסכמים מילוליים.
בסופו של דבר, אתה רוצה שמשתתפי הקונצרט שלך יהנו נהדר. המקום ממלא תפקיד עצום בכך. חשבו על האווירה הכללית, האם היא תואמת את סוג המוזיקה שאתם מציגים? האם קל לאנשים למצוא? ברגע שהם בפנים, האם הפריסה הגיונית? האם הם יכולים להגיע בקלות לבמה, לבר או לשירותים מבלי להרגיש אבודים?
שקול את זרימת האירוע. אם יש מספר שלבים או אזורים, האם הם מסומנים בבירור? האם יש מספיק צוות שיעזור לכוון אנשים? מקום מאורגן היטב וקל לניווט תורם רבות לחוויית אורח חיובית. הדברים הקטנים, כמו שילוט ברור וצוות ידידותי, יכולים לעשות רושם גדול.
בסדר, אז הזמנת את הכישרון שלך ואת המקום שלך נבחר. עכשיו מגיע התבונה של לוודא שהכל באמת קורה ללא תקלה. כאן מתחילה העבודה האמיתית מאחורי הקלעים, ובכנות, זה די חשוב. למיין פרטים אלה פירושו שיום הקונצרט שלך יהיה הרבה פחות מלחיץ.
בחירת התאריך והשעה הנכונים אינה נוגעת רק להימנעות מקונפליקטים, אלא למקסם את הנוכחות ולהגדיר את מצב הרוח הנכון. תחשוב על קהל היעד שלך. האם הם נוטים יותר לצאת ביום שישי בערב או בשבת אחר הצהריים? שקול אירועים מקומיים, חגים או אפילו לוחות זמנים של בית ספר שעלולים למשוך אנשים משם. אתה גם צריך לבדוק אם המבצעים והמקום שלך זמינים בפועל בתאריך המועדף עליך. זה נשמע מובן מאליו, אבל בדיקה כפולה זו מוקדם חוסכת הרבה כאבי ראש מאוחר יותר.
להכניס כרטיסים לידיהם של אנשים זה איך אתה גורם לכל העניין לקרות כלכלית. יש טונות של פלטפורמות כרטיסים בחוץ, וכולן עושות דברים מעט שונים. תרצה למצוא אחד שקל למשתתפים שלך להשתמש בו, מציע תמחור ברור ואינו לוקח נתח עצום מההכנסות שלך. בדוק את העמלות שלהם, כיצד הם מטפלים בשירות לקוחות עבור רוכשי כרטיסים, ואם הם מציעים תמיכה שיווקית כלשהי. לוודא שתהליך הכרטיסים שלך חלק הוא המפתח להכנסת אנשים דרך הדלת.
זו הדחיפה האחרונה לפני הקונצרט בפועל. הכל עניין של תוכנית מוצקה ליום עצמו. משמעות הדבר היא:
אתה באמת רוצה לחשוב על המסע של המשתתף מרגע שהם מגיעים ועד שהם עוזבים. מה הם רואים? עם מי הם מתקשרים? הפיכת החוויה הזו לחיובית זה מה שאנשים זוכרים.
הכנסת החלקים הלוגיסטיים האלה במקומם אולי נראית כמו הרבה, אבל זה באמת מציב את הבמה לאירוע מוצלח. זה ההבדל בין בלגן כאוטי למופע מנוהל היטב.
לגרום לאנשים לדעת על הקונצרט שלך ולהופיע בפועל זה חלק גדול מלגרום לזה לקרות. זה לא מספיק שיש רק מערך נהדר ומקום מגניב; אתה צריך לספר לאנשים על זה. תחשוב על זה ככה: אם אתה עורך את המסיבה הטובה ביותר אי פעם אבל לא מזמין אף אחד, האם זה באמת קרה? כנראה שלא.
ראשית, אתה צריך תוכנית כיצד אתה הולך להפיץ את הבשורה. זה לא רק עניין של פרסום ברשתות החברתיות פעם אחת. אתה צריך לחשוב על מי אתה מנסה להגיע והיכן הם מסתובבים. האם הם באינסטגרם? טיקטוק? האם הם קוראים עיתונים מקומיים או מאזינים לתחנות רדיו ספציפיות? האסטרטגיה שלך צריכה לכסות את כל הבסיסים האלה. מדובר בבניית באזז לאורך זמן, לא רק הודעה של הרגע האחרון.
האינטרנט הוא עצום, כמובן. המדיה החברתית היא החבר הכי טוב שלך כאן. שתפו דברים מאחורי הקלעים, הציגו את האמנים, אולי אפילו לנהל תחרות על כרטיסים בחינם. השתמש ב- hashtag ייחודי לאירוע שלך כדי שאנשים יוכלו למצוא את כל הפוסטים במקום אחד ולשתף את ההתרגשות שלהם. אל תשכח רשימות דוא"ל אם יש לך אחת, קו ישיר לאנשים שכבר מעוניינים. אבל אל תעצור שם. פליירים בבתי קפה מקומיים, פוסטרים בחנויות מוזיקה או אפילו מודעות רדיו מקומיות יכולים להגיע לאנשים שאינם דבוקים לטלפונים שלהם. זה קשור להכות אותם ממספר זוויות.
לפעמים, אתה צריך קצת עזרה להוציא את הבשורה. שיתוף פעולה עם מדיה מקומית. עיתונים, תחנות רדיו, אפילו בלוגים מקומיים, יכול לתת לך טווח הגעה גדול יותר. הם עשויים להציג את הקונצרט שלך ברשימות האירועים שלהם או אפילו לעשות ראיון קטן עם אחד המבצעים. ואז יש משפיעים. מצא אנשים המוכרים בסצנת המוזיקה המקומית שלך או שיש להם עוקבים שתואמים את קהל היעד שלך. צעקה מהם יכולה לעשות הבדל גדול. רק וודאו שהם באמת אוהבים את המוזיקה, אחרת היא לא תרגיש אותנטית.
זכרו, המטרה היא ליצור התרגשות אמיתית. אנשים נוטים יותר לבוא אם הם מרגישים שהם חלק ממשהו מגניב, לא סתם מכירת כרטיסים נוספת. לגרום להם להרגיש מחוברים לאירוע עוד לפני שהוא מתחיל.
אז, הצגת מופע נהדר. נראה שאנשים נהנו, הלהקה נשמעה מדהימה, והמקום לא עלה באש. אבל איך אתה באמת יודע אם זו הייתה הצלחה? זה לא קשור רק למחיאות כפיים; זה עניין של להסתכל על המספרים והמשוב כדי לראות אם אתה פוגע במטרות שלך. הגדרת ההצלחה לפני תחילת האירוע היא המפתח. בלי מטרות ברורות, אתה רק מנחש.
זוכרים את המטרות שהצבתם בהתחלה? זה הזמן לוודא שהם לא רק רעיונות מעורפלים אלא יעדים הניתנים לפעולה. זה המקום שבו יעדים חכמים נכנסים, ספציפיים, ניתנים למדידה, ניתנים להשגה, מציאותיים ומבוססים על זמן.
במקום פשוט לומר "אני רוצה למכור יותר כרטיסים", הפוך את זה לספציפי: "אני רוצה למכור 80% מהכרטיסים עד שבועיים לפני הקונצרט." הפוך אותו למדיד כדי שתוכל לעקוב אחר ההתקדמות, בר השגה כך שזה ירגיש מציאותי עם המשאבים שלך, ומבוסס על זמן כך שיש מועד אחרון ברור לעבוד אליו.
מטרות SMART שומרות על הצוות שלך ממוקד ועוזרות לך לזהות מה עובד ומה צריך להתאים. הם גם מקלים על הערכה לאחר אירוע, מכיוון שאתה יכול להסתכל אחורה ולומר בביטחון אם אתה פוגע ביעדים שלך או לא.
אז הנה לך את זה. תכנון קונצרט עשוי להיראות כמו הרבה, ובכנות, זה כן. אבל אם אתה מתחיל להבין בדיוק מה אתה רוצה להשיג, כל השאר פשוט נופל למקומו קצת יותר קל. זה כמו שיש לך מפה לפני שאתה מתחיל טיול, אתה יודע לאן אתה הולך. על ידי הגדרת יעדים ברורים, אתה לא רק מתכנן אירוע, אתה בונה חוויה בלתי נשכחת לכל המעורבים. זה גורם לתקציב, לבחירת המקום ואפילו לפרסם את המילה להיות הגיוניים יותר. בנוסף, הכרת המטרות שלך עוזרת לך להבין אם כל העניין הצליח אפילו לאחר מכן. אז אל תדלג על הצעד הראשון הזה, זה באמת המפתח להפוך את הקונצרט הבא שלך ללהיט.
תחשוב על מה שאתה רוצה שאנשים יקבלו מהקונצרט. האם אתה רוצה שהם יהנו, ילמדו משהו חדש או יתמכו במטרה? הידיעה הזו עוזרת לך לקבל את כל ההחלטות האחרות, כמו את מי להזמין ואיזה סוג מוזיקה לנגן.
זה כמו שיש מפת דרכים! מטרות עוזרות לך להישאר ממוקד. אם אתה יודע שאתה רוצה למכור 100 כרטיסים, תדע כמה אנשים להזמין ואיך לקדם את זה. ללא מטרות, קל להסיט את הצד.
אתה צריך להבין כמה כסף אתה צריך להוציא. תחשוב על כל העלויות, כמו תשלום ללהקה, השכרת המקום ופרסום. זה גם חכם לנחש כמה כסף אתה יכול להרוויח ממכירת כרטיסים.
אתה צריך למצוא אמנים או להקות שמתאימים לסגנון המוזיקה שאתה רוצה ושהקהל שלך יהנה מהם. פנה אליהם, דבר על הסכום שישולם להם וודא שהם יחתמו על חוזה כדי שיאושרו.
שקול כמה אנשים יכולים להתאים, אם יש מספיק מקום לבמה ולקהל, ואם יש להם דברים כמו ציוד סאונד. כמו כן, בדקו את כללי המקום וודאו שהוא בטוח ונוח לכל המשתתפים.
אתה צריך לספר לאנשים על הקונצרט שלך! השתמש ברשתות חברתיות, פוסטרים או אפילו חדשות מקומיות. ככל שאנשים יודעים יותר, כך גדל הסיכוי שהם יבואו. ודא שהמסר שלך ברור לגבי מי משחק ומתי.
More blogs
לחצו על הכפתור למטה והשלימו את רישום המארגן, או מלאו את הטופס וניצור אתכם קשר כדי לסייע לכם.