הירשם כמארגן
לחצו על הכפתור למטה והשלימו את רישום המארגן, או מלאו את הטופס וניצור אתכם קשר כדי לסייע לכם.
language
קבלת העסקה הטובה ביותר עם ספקי אירועים פירושה להבין את האותיות הקטנות ולדעת לדבר איתם. זה לא קשור רק למחיר, אלא לוודא שהחוזה עובד בשבילך לטווח ארוך. נבחן ממה להיזהר בהסכמים וכיצד להשיג את מה שאתה צריך מבלי לשלם יותר מדי. בנוסף, נסקור כיצד לגרום לספקים לעבוד איתך בתנאים הגיוניים לאירוע שלך.
כאשר אתם מתכננים אירוע, התמודדות עם ספקים היא חלק גדול מהתהליך. לא מדובר רק בבחירת מישהו שעושה עבודה טובה, אלא לוודא שהניירת, החוזה, למעשה מכסה את כל מה שאתה צריך. קבלת הסכמים אלה מההתחלה יכולה לחסוך לך הרבה כאבי ראש בהמשך. תחשוב על זה כמו בניית בית, אתה צריך בסיס איתן, וזה מתחיל בהבנת החלקים המרכזיים של החוזה.
זה המקום שבו אתה מפרט בדיוק מה הספק אמור לעשות, וחשוב לא פחות, למה הוא לא אחראי. זה נשמע פשוט, אבל להיות ספציפי כאן זה סופר חשוב. אתה לא רוצה שום בלבול אם הם מקימים כיסאות או סתם מספקים אותם, למשל. היקף ברור פירושו שגם אתה וגם הספק יודעים מה צפוי.
סעיף זה עוסק בכסף וכיצד השירות מגיע אליך. אתה צריך לבחון מקרוב כמה דברים עולים, אם יש שכבות תמחור שונות וכיצד הספק מתכנן לספק את השירות שלהם. האם יש עמלות נסתרות? האם המחיר משתנה בהתאם לשימוש או לזמן? הבנת הפרטים הללו עוזרת לך לנהל את התקציב שלך ביעילות.
SLA הם בעצם הבטחות לגבי איכות ואמינות השירות. עבור אירוע, זה יכול להיות דברים כמו זמני תגובה אם משהו משתבש במהלך האירוע, או ערבויות לגבי זמן פעולה של הציוד. אתה רוצה לוודא שהספק יכול לענות על הצרכים שלך, במיוחד כאשר הדברים עסוקים.
אם הספק יטפל בנתונים שלך, או בנתוני המשתתפים שלך, זה אחד גדול. עליכם לדעת מי הבעלים של הנתונים, כיצד הם יהיו מוגנים ואילו אמצעי פרטיות קיימים. זה חשוב במיוחד עם כל התקנות הקיימות עכשיו.
סעיפים אלה עוסקים במה שקורה אם הדברים משתבשים וכיצד ניתן לסיים את החוזה. חלק הגבלת האחריות מגביל לעתים קרובות את הסכום שספק צריך לשלם אם הוא מבולגן. תרצה לראות אם אתה יכול לנהל משא ומתן על זה כדי להיות יותר חיובי עבורך. סעיפי סיום מסבירים כיצד כל צד יכול לסיים את ההסכם, ובאילו תנאים.
ביצוע סעיפים אלה נכון פירושו שאתה מוכן לתרחישים שונים, ומגן על האירוע שלך ועל התקציב שלך. זה עניין של להיות יסודי כדי שתוכל להתמקד בהפיכת האירוע למעולה, לא לדאוג מה עלול להשתבש בהסכם הספק.
להתכונן לשיחות עם ספקי אירועים זה עניין גדול. לא מדובר רק בבחירת מישהו, אלא הקמת שותפות שעובדת עבור האירוע והתקציב שלך. תחשוב על זה כמו לתכנן טיול, לא היית פשוט קופץ על האוטובוס הראשון שאתה רואה, נכון? היית מבין לאן אתה הולך, כמה אתה יכול להוציא ומה אתה בהחלט צריך כדי לבלות. ביצוע שיעורי הבית הזה לפני כן עושה את כל ההבדל כשאתה באמת מתיישב לדון במונחים.
לפני שאתה אפילו חושב להתקשר לספק, אתה צריך לדעת מה אתה בהחלט חייב שיהיה לך כדי שהאירוע שלך יצליח. מה הם הדברים שאם הם לא קורים, כל האירוע הוא בעצם פיצוץ? אלה הם המשא ומתן שלך. אולי זה סוג מסוים של ציוד AV למצגת, או קייטרינג עם רשומות בטיחות מזון מוכחות. מצד שני, במה אתה מוכן להיות גמיש? אולי הגוון המדויק של מפת שולחן אינו מפר עסקה, או אולי אתה יכול לחיות עם תפריט מעט שונה אם המחיר נכון. רישום אלה עוזר לך להישאר ממוקד ולדעת היכן אתה יכול לתת קצת במהלך המשא ומתן.
להיות ברור לגבי סדר העדיפויות שלך מההתחלה פירושו שלא תסתבך על ידי תוספות מבריקות שלא ממש חשובות למטרות הליבה של האירוע שלך.
זה חכם לעשות קצת חפירה בספקים שאתה שוקל. מה שילמו אחרים עבור שירותים דומים? האם יש תקנים תעשייתיים לגבי העלות של הדברים? אתרי אינטרנט ודוחות תעשייה יכולים לתת לך מושג טוב על מה אופייני. כמו כן, חשבו היכן יושב הספק בשוק. האם מדובר בחברה חדשה שמנסה ליצור לעצמן שם, או שהם שחקן מבוסס היטב? זה יכול להשפיע על התמחור שלהם ועל נכונותם לנהל משא ומתן. הכרת מידע רקע זה מעניקה לך עמדה חזקה יותר כשאתה מתחיל לדבר על מספרים.
שוחח עם כל מי שבצוות שלך שיהיו מעורבים בשירותי הספק או יושפע מהם. מה הם בהחלט צריכים מהספק הזה כדי לבצע את עבודתם ביעילות? לפעמים, מה שנראה כמו פרט קטן לאדם אחד יכול להוות מחסום מרכזי עבור אחר. לדוגמה, צוות AV עשוי להזדקק לשקעי חשמל ספציפיים, או שצוות השיווק עשוי להזדקק לשילוב רכיבי מיתוג מסוימים. איסוף כל הדרישות הללו מראש מונע ערבוב ברגע האחרון ומבטיח שחוזה הספק מכסה את כל מה שהצוותים הפנימיים שלך תלויים בו.
עבור חוזים משמעותיים, או אם אתה מתמודד עם תנאים מורכבים, זה לעתים קרובות רעיון טוב לבקש עורך דין לבדוק. הם יכולים לזהות בעיות פוטנציאליות שאתה עלול לפספס, כמו סעיפי אחריות לא ברורים או תנאי סיום שליליים. למרות שזה אולי נראה כמו עלות נוספת, זה יכול לחסוך לך הרבה צרות וכסף בהמשך הדרך אם משהו משתבש. חשבו על היקף האירוע שלכם ועל ההתחייבות הכספית לפני שתחליטו אם יש צורך בבדיקה משפטית.
כאשר אתם מתכננים אירוע, קל להשיג ראיית מנהרה אצל ספק אחד או שניים בלבד. אבל קיום אפשרויות זה מהלך חכם באמת. זה כמו לקנות כל דבר אחר - אתה מקבל תחושה טובה יותר של מה יש שם וכמה דברים צריכים לעלות. בנוסף, זה נותן לך קצת שריר רציני כשמגיע הזמן לדבר מונחים.
אל תלך רק עם הספק הראשון שתמצא. פנה לכמה שירותים שונים לאותו שירות. בקש ציטוטים מפורטים מכל אחד מהם. זה מיד מעמיד אותם במצב שבו הם יודעים שאתה משווה אותם. זה לא עניין של להיות קשה, זה רק עסק חכם. לעתים קרובות תגלה שספקים מוכנים יותר להציע את התמחור הטוב ביותר שלהם או לזרוק שירותים נוספים כאשר הם יודעים שהם לא המשחק היחיד בעיר.
לפעמים, ספק עשוי לנסות לקשור אותך לחוזה ארוך טווח שקשה לצאת ממנו, או שייתכן שיש להם סעיפים שלא מתאימים לך. אם ספקים אחרים עומדים בתור, זה הרבה יותר קל להגיד לא לעסקאות מסוג זה. אתה לא נואש לשירות שלהם אם יש לך גיבוי מוצק. חופש זה אומר שאתה יכול להתרחק מכל דבר שמרגיש מגביל מדי או לא ממש מתאים לצרכי האירוע שלך.
זה המקום שבו הצעות מחיר מרובות באמת משתלמות. נניח שספק A נותן לך מחיר, וספק B מציע שירות דומה בפחות, או כולל יותר. אתה יכול לקחת את ההצעה של ספק B לספק A ולומר, "היי, אני מאוד אוהב לעבוד איתך, אבל ספק B מציע את זה. אתה יכול להתאים את זה, או להתקרב?" זוהי דרך ישירה להשיג ערך טוב יותר. אתה יכול גם להשתמש בו כדי לבקש תוספות. אולי ספק A לא יכול להוריד את המחיר שלהם, אבל הם יכולים להציע התקנה בחינם או תקופת שירות ארוכה יותר אם תראה להם שיש לך אפשרויות אחרות. הכל קשור להראות להם שעשית את שיעורי הבית שלך ואתה רציני להשיג את העסקה הטובה ביותר לאירוע שלך.
משא ומתן עם ספקי אירועים יכול להרגיש כמו הליכה על חבל דק, תוך איזון התקציב שלך עם הצורך בשירותים איכותיים. לא מדובר רק בהשגת המחיר הנמוך ביותר; מדובר בבניית מערכות יחסים המועילות לשני הצדדים. תחשוב על זה כשיחה, לא עימות. כשאתה ניגש לשיחות אלה עם תוכנית ברורה ונכונות לשתף פעולה, סביר הרבה יותר שתלך עם עסקה הגיונית לאירוע שלך ולארנק שלך.
להקדים את העקומה היא המפתח. אל תחכה לרגע האחרון כדי להתחיל לדבר מונחים. ככל שתתחיל בשיחות אלה מוקדם יותר, כך יהיו לך יותר אפשרויות, ופחות לחץ יהיה לקבל תנאים שליליים רק כדי לעשות דברים. לספקים יש לעתים קרובות יותר גמישות כאשר הם לא מוצפים בבקשות של הרגע האחרון. בנוסף, התחלה מוקדמת נותנת לך זמן לחקור ולהבין את השוק, כך שתדע איך נראית עסקה הוגנת.
בטח, המחיר חשוב, אבל זה לא הדבר היחיד. שקול מה עוד ספק יכול להציע. אולי הם יכולים להכניס התקנה בחינם, להאריך את שעות השירות או לספק שדרוג קטן ללא תשלום נוסף. התוספות הקטנות הללו יכולות להצטבר ולשפר משמעותית את חווית המשתתפים מבלי לעלות לך יותר. תחשוב על הערך הכולל, מה אתה באמת מקבל עבור הכסף שלך?
כאשר אתה מתייחס לספקים כאל שותפים, סביר יותר שהם יעשו את הקילומטר הנוסף עבורך. המשמעות היא להיות ברור לגבי הצרכים שלך, להקשיב לדאגות שלהם ולהיות הוגן בהתנהלות שלך. ספק שמרגיש מכובד ומוערך נוטה יותר להציע תעריפים מועדפים לאירועים עתידיים או לתעדף את הצרכים שלך בתקופות עמוסות. מדובר ביצירת שותפות שבה שני הצדדים מרגישים שהם יצאו קדימה.
אל תתקעו רק לדבר על סכום הדולר. ישנם היבטים רבים אחרים של חוזה שניתן לנהל משא ומתן. חשבו על לוחות זמנים לתשלומים, מדיניות ביטול או אפילו על הפרטים של השירותים הניתנים. לדוגמה, תוכל לנהל משא ומתן על חלון תשלום ארוך יותר כדי לסייע בתזרים המזומנים שלך, או להסכים על זמני תגובה ספציפיים לכל בעיה שעלולה להתעורר במהלך האירוע. פרטים אלה יכולים לעשות הבדל גדול עד כמה האירוע שלך מתנהל בצורה חלקה.
כשאתה מדבר עם ספקים פוטנציאליים לאירוע שלך, קל להיתפס בהתרגשות ופשוט לקבל את המחיר הראשון שהם מטילים עליך. אבל בכנות, זה בדרך כלל לא הצעד הטוב ביותר. לעולם אל תחשוף את התקציב שלך מראש, ותמיד לדחוף בחזרה את הצעת המחיר הראשונית הזו. תחשוב על זה כך: אם תגיד להם שיש לך 5,000 דולר, הם עשויים פשוט לצטט לך 4,900 דולר, והשארת כסף על השולחן. עדיף לתת להם להציג קודם את ההצעה הטובה ביותר שלהם, ואז אתה יכול לעבוד משם.
מעבר לתג המחיר בלבד, ישנם דברים אחרים שאתה יכול לנהל משא ומתן שלא עולים לספק הרבה אך יכולים לעשות הבדל גדול לאירוע שלך. אלה השינויים בעלי ההשפעה הגבוהה והמאמץ הנמוך. אולי זה גורם להם לכלול התקנה והסרה בחינם, או אולי לקבל קצת יותר זמן מהצוות שלהם ללא תשלום נוסף. הניצחונות הקטנים האלה מסתכמים ויכולים להחליק את יום האירוע.
זה גם חכם לחשוב מה אתה יכול להציע לספק שאינו כרוך במזומן. אולי אתה יכול לתת להם הצצה ברשתות החברתיות, או להציג את הלוגו שלהם באופן בולט באירוע. אם הם מחפשים חשיפה רבה יותר, זה יכול להיות תמריץ אמיתי עבורם להציע לך עסקה טובה יותר או לזרוק כמה תוספות.
לבסוף, כשאתה מתקשר, שמור על זה פשוט וישיר. אל תכה סביב השיח. ציין בבירור מה אתה צריך ומה אתה מציע. זה מקל עליהם להבין ולהגיב, וזה ממשיך את המשא ומתן להתקדם ללא בלבול מיותר.
אז בחרתם את הספקים שלכם, ועכשיו הגיע הזמן לסדר את הניירת בפועל. החלק הזה יכול להרגיש קצת כמו מבוך, אבל אם אתה מפרק אותו, זה לגמרי ניתן לניהול. תחשוב על זה כתהליך עם כמה שלבים מרכזיים, לא רק צ'אט חד פעמי.
באמת, משא ומתן הוא לא רק התמקחות על מחיר. זה תהליך שלם. ראשית, יש את עבודת ההכנה, שם אתה מבין מה אתה בהחלט צריך ומה אתה יכול לחיות בלעדיו. ואז מגיע הדיון בפועל, שבו אתה מדבר מונחים. אחרי זה, אתה מחפש לרשום הכל בבירור. לבסוף, יש את הביקורת והחתימה. כל שלב חשוב כדי לוודא שאתה והספק נמצאים באותו דף.
כשתקבל את טיוטת החוזה, אל תדלג עליה סתם. אתה צריך באמת להסתכל על מה שיש שם. מה בדיוק הם מבטיחים לעשות? מתי הם צריכים לעשות את זה? מה קורה אם משהו משתבש? זה כמו להיות בלש לאירוע שלך. אתה רוצה לתפוס בעיות פוטנציאליות לפני שהן הופכות לבעיות גדולות.
הנה רשימה מהירה של דברים שכדאי להתמקד בהם:
לפעמים, ספק פשוט לא יכול לזוז על המחיר. -זה בסדר. במקום להיתקע, תחשוב מה עוד הם יכולים להציע. אולי הם יכולים להכניס מערך חופשי או להוריד אותם. אולי הם יכולים לספק צוות נוסף לתקופות עמוסות, או להאריך מעט את שעות השירות שלהם. התוספות הקטנות האלה יכולות לעשות הבדל גדול לאירוע שלך מבלי לעלות לך יותר כסף. הכל קשור למציאת המקום המתוק הזה שבו שני הצדדים מרגישים שהם מקבלים עסקה טובה.
אל תפחד לבקש דברים שאינם רשומים במפורש. לספקים יש לעתים קרובות גמישות להוסיף הטבות קטנות שאינן משפיעות באופן משמעותי על העלויות שלהם אך מוסיפות ערך רב עבורך.
ברגע שהסכמת על הכל, זה צריך להירשם. ולא רק כתוב במעורפל, אלא סופר ברור. אם אתה מסכים על איכות מסוימת לפרחים, רשום את זה. אם אתה זקוק לסוג מסוים של מערכת סאונד, וודא שהיא בחוזה. ככל שהתנאים ברורים יותר, יהיו לך פחות הפתעות מאוחר יותר. חוזה כתוב היטב הוא החבר הכי טוב שלך כשהדברים נעשים קדחתניים. זה מגן עליך ומוודא שכולם יודעים מה צפוי. עדיף להקדיש קצת זמן נוסף לקבל את הפרטים ברגע זה מאשר להתמודד עם בלגן אחר כך.
הבטחת תנאים נוחים עם ספקי אירועים עוסקת בלהיות מוכנים ולדעת מה אתה רוצה. זה לא רק עניין של השגת המחיר הנמוך ביותר, אם כי זה בהחלט חלק מזה. תחשוב על זה ככה: אתה בונה קבוצה לאירוע שלך, ואתה רוצה את השחקנים הטובים ביותר בצד שלך, נכון? זה אומר לוודא שהחוזים שאתה חותם באמת עוזרים לך, ולא רק להיות פורמליות.
לוחות זמנים לתשלומים יכולים באמת להשפיע על תזרים המזומנים שלך. אל תקבלו רק את התנאים הסטנדרטיים של הספק. בדוק אם אתה יכול לדחוף לחלונות תשלום ארוכים יותר. אולי אתה יכול לשלם 50% לאחר האירוע, או אפילו 60 ימים נטו במקום 30 נטו. זה נותן לך יותר מרחב נשימה. זו בקשה נפוצה, וספקים רבים מוכנים לעבוד איתך, במיוחד אם אתה לקוח חוזר או שיש לך תוכנית מוצקה לאירוע שלך.
ספקים רוצים לדעת שהם עובדים עם שותפים אמינים, ואחת הדרכים הפשוטות ביותר להראות זאת היא על ידי הצבת קצת כסף מראש. הפקדה מראש מוכיחה שאתה מחויב לשותפות ומוכן לחלוק את הסיכון.
ההפקדה לא חייבת להיות גדולה, רק מספיק כדי להעניק לספק אמון. אחוז סביר, כגון 10-20% משווי החוזה, הוא לעתים קרובות מספיק כדי לבנות מוניטין. הפגנת אמון זו יכולה גם לתת לך מינוף בעת משא ומתן על הטבות אחרות, כגון תנאי תשלום מורחבים, תמחור כולל נמוך יותר או שירותים נוספים ללא עלות.
תחשוב על זה כעל פשרה אסטרטגית, התחייבות פיננסית קטנה כעת שעשויה לתת לך יותר גמישות וערך טוב יותר בהמשך.
מהם החובה המוחלטת בחוזה שלך? לפני שאתה אפילו מדבר עם ספקים, רשום את אלה. אולי זה זמן תגובה ספציפי לבעיות שצצות במהלך האירוע, או ערובה שיהיה להם מספר מסוים של צוות בהישג יד. הגדרת אלה בבירור בחוזה מגנה עליך מפני בעיות בלתי צפויות. עדיף לפרט את אלה מאשר להניח שכולם באותו עמוד.
החוזים אינם חקוקים באבן לנצח. ככל שהאירוע שלך צריך להשתנות או שהשוק משתנה, ייתכן שיהיה עליך להתאים. התחל לחשוב על החוזה הבא הרבה לפני שנגמר החוזה הנוכחי. זה נותן לך זמן לבדוק מה עבד, מה לא ומה אתה צריך לבקש בפעם הבאה. בניית קשרים חזקים עם הספקים שלך פירושה שאתה יכול לנהל שיחות אלה בפתיחות, מה שמוביל לעסקאות טובות יותר ולפעולות חלקות יותר לאירועים עתידיים. שליטה במשא ומתן על ספקים היא המפתח להבטחת תמחור טוב יותר, תנאי חוזה נוחים וחיזוק שותפויות ספקים. גישה זו מסייעת.
להיות פרואקטיבי לגבי תנאי החוזה פירושו שאתה לא רק מגיב לבעיות כשהן מתעוררות. אתה מגדיר את עצמך להצלחה מההתחלה, וזה תמיד האסטרטגיה הטובה ביותר בעת תכנון כל סוג של אירוע.
לכן, קבלת עסקה טובה על חוזי ספקים אינה קשורה רק להתמקחות על מחירים. זה קשור להיות מוכן, לדעת מה אתה צריך ולא לפחד לבקש את זה. זכור לבחון מקרוב את הפרטים, כמו אילו שירותים כלולים וכמה זמן נמשך החוזה. גם אפשרויות אחרות מסודרות תמיד עוזרת; ספקים נוטים יותר לעבוד איתך אם הם יודעים שיש לך אפשרויות. אל תקבלו רק את ההצעה הראשונה, דחפו לתנאים שבאמת עובדים עבור העסק שלכם. על ידי השקעת מאמץ מראש, אתה יכול לבנות קשרים חזקים יותר עם הספקים שלך ולחסוך לחברה שלך קצת כסף רציני בטווח הארוך. זה מהלך חכם שמשתלם.
זה חכם לנעול את חוזי הספק שלך מוקדם מכיוון שזה עוזר לך להימנע מהפתעות מאוחר יותר. כשאתה מסכים על תנאים מראש, אתה יודע בדיוק מה אתה מקבל ומה זה יעלה. זה מונע העלאות מחירים בלתי צפויות או שינויים בשירות העלולים לבלגן את תוכניות האירוע שלך. בנוסף, ביצוע מוקדם פירושו שתוכלו להתמקד בחלקים חשובים אחרים בתכנון האירוע שלכם.
כשאתה מדבר על מחירים ושירותים עם ספקים, אל תגיד להם כמה כסף אתה צריך להוציא מיד. כמו כן, אל תקבל רק את המחיר הראשון שהם נותנים לך. ספקים מצפים לעתים קרובות ממך להתמקח, כך שהם עשויים להתחיל עם מחיר גבוה יותר. על ידי אי חשיפת התקציב שלך ועל ידי בקשת עסקה טובה יותר, אתה יכול לעתים קרובות לקבל מחיר נמוך יותר או תנאים טובים יותר.
העובדה שיותר מספק אחד מעוניין בעסק שלך הוא כלי רב עוצמה. זה יוצר מצב שבו ספקים צריכים להתחרות על העסק שלך. תחרות זו מובילה בדרך כלל למחירים טובים יותר ותנאי חוזה גמישים יותר עבורך. זה גם מונע ממך להיתקע עם ספק אחד שאולי לא הבחירה הטובה ביותר או יכול לגבות יותר מדי.
כשאתם מנהלים משא ומתן, חשבו על יותר מאשר רק על המחיר. שקול דברים כמו כמה השירות טוב, מתי הם יספקו, איך הם יעזרו לך אם משהו ישתבש ואיך תשלם. התמקדות בערך הכולל מבטיחה שתקבל עסקה טובה שמתאימה לאירוע שלך, לא רק לאופציה הזולה ביותר.
לפני שאתה אפילו מדבר עם ספק, גלה מה אתה בהחלט צריך ועל מה אתה מוכן לוותר. כמו כן, עשו שיעורי בית על מה ספקים אחרים גובים ומה הם מציעים. הכרת הצרכים שלך והשוק עוזרת לך להיכנס למשא ומתן מוכן ולדעת איך נראית עסקה הוגנת.
אתה צריך לקרוא בעיון את כל חלקי החוזה. שימו לב היטב לאילו שירותים כלולים, כמה תשלמו ומתי. כמו כן, עיין בכללים לגבי מה שקורה אם דברים משתבשים (כמו ערבויות שירות), מי הבעלים של הנתונים שלך וכיצד אתה או הספק יכולים לסיים את החוזה. הבנת הפרטים הללו עוזרת לך לוודא שהחוזה הוגן ועובד עבורך.
More blogs
לחצו על הכפתור למטה והשלימו את רישום המארגן, או מלאו את הטופס וניצור אתכם קשר כדי לסייע לכם.